IT Controlling: Grundlagenwissen für den effizienten Einsatz von Informationstechnologie in Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung und Motivation

2 Begriffliche Einordnung

3 Aufgaben und Werkzeuge des IT Controlling
3.1 Überblick
3.2 Strategisches IT Controlling
3.2.1 IT Strategie
3.2.2 Standards
3.2.3 Analyse und Kennzahlen
3.2.4 Portfoliomanagement
3.3 Operatives IT Controlling

4 Organisatorische Einordnung
4.1 Einordnung in der Unternehmensstruktur
4.1.1 CIO-Mitarbeiter-Modell
4.1.2 Controlling-Modell
4.1.3 Partnerschaftsmodell
4.2 Stellenbeschreibung für IT Controller
4.2.1 Aufgaben des IT Controllers
4.2.2 Anforderungen an einen IT Controller

5 IT Kosten- und Leistungsrechnung
5.1 Ziele der IT Kosten- und Leistungsrechnung
5.2 Kostenermittlung
5.3 IT Kostenarten und IT Kostenstellen
5.3.1 IT Kostenarten
5.3.2 IT Kostenstellen
5.3.3 IT Kostenträger
5.4 IT Kostenrechnungsmethoden
5.4.1 Vollkostenrechnung
5.4.2 Teilkostenrechnung
5.4.3 Prozesskostenrechnung
5.4.4 Total Cost of Ownership (TCO)
5.5 Interne IT Leistungsverrechnung
5.5.1 IT Bereich als IT Profit Center
5.5.2 IT Produktbildung und Abrechnungsmodelle
5.5.3 Leistungsmessung und -verrechnung

6 IT Planung und Analyse
6.1 Planungsprozess
6.1.1 Planungsphasen im Regelkreis
6.1.2 Koordination der Planung
6.2 Das IT Budget
6.2.1 IT Budgetierungsprozess
6.2.2 Zero Based Budgeting
6.3 Prognoseverfahren
6.4 Kontrolle und Abweichungsanalyse

7 Verfahren zur Entscheidungsunterstützung
7.1 Investitionsrechnung
7.2 Make-or-Buy-Analyse
7.3 Nutzwertanalyse
7.4 SWOT-Analyse

8 IT Berichtswesen

9 Schluss

10 Literaturverzeichnis

11 Abbildungsverzeichnis

12 Tabellenverzeichnis

1 Einführung und Motivation

Informationstechnologie ist aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Praktisch in allen Unternehmen wird IT zur Abwicklung der Geschäftsprozesse eingesetzt^[1], wobei deren Durchdringungsgrad stetig zunimmt. Der steigende Kostenanteil sowie mangelnde Kostentransparenz in der IT veranlassen die Unternehmensleitung Reduktionen der IT Kosten zu fordern. Einer Umfrage des Beratungsunternehmens Capgemini zufolge, mussten im Jahr 2009, auch aufgrund der Wirtschaftskrise, 82% der IT Budgets im privatwirtschaftlichen Sektor um durchschnittlich 15% reduziert werden.^[2]

Um die Wirtschaftlichkeit der Informationstechnologie zu gewährleisten, finden zunehmend mehr betriebswirtschaftliche Methoden im IT Bereich Anwendung. Je nach Größenordnung des Unternehmens werden diese Aufgaben vom IT Management oder von einem eigenen IT Controlling übernommen.

Eine strikte Kostenorientierung in Bezug auf den IT Bereich birgt die Gefahr, die Funktion des IT Controlling primär als Kostensenker zu sehen. Die Frage lautet jedoch nicht, wie die IT Kosten gesenkt werden können, sondern wie die Informationstechnologie effizient zur Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt werden kann. Dabei gilt es zu klären inwieweit IT Controlling dazu beitragen kann.

Bei der Einführung eines IT Controllerdienstes stellen sich auch grundsätzliche Fragen:

Worin bestehen genau die Aufgaben des IT Controllings? Wie erfolgt die organisatorische Einordnung in das Unternehmen? Diese Arbeit beantwortet obige Fragen und bietet eine Entscheidungsgrundlage bei der Einführung von IT Controlling im Unternehmen.

Zur Erhöhung der Lesefreundlichkeit wird in dieser Arbeit auf die Nennung der weiblichen Form verzichtet. Bei der Verwendung der männlichen Form ist stets auch die weibliche Form zu verstehen.

2 Begriffliche Einordnung

In der Literatur und Praxis findet man zahlreiche unterschiedliche Bezeichnungen wie DV-Controlling, EDV-Controlling, IV-Controlling, IS-Controlling und IT Controlling. Interessant ist, dass der Terminus IT Controlling als eine offenkundig englischsprachige Wortkonstruktion, im angelsächsischen Raum nicht gebräuchlich ist. Jedoch hat sich die Bezeichnung IT Controlling im deutschsprachigen Raum durchgesetzt und wird daher auch in dieser Arbeit verwendet.

Nicht zu verwechseln ist das IT Controlling mit dem IT gestützten Controlling. Unter IT gestütztem Controlling sind jene Bereiche des Unternehmenscontrollings zu verstehen, die Informationstechnologie zur Erledigung ihrer Aufgaben benützen.

Ebenso wie die Bezeichnungen, variieren die Definitionen von IT Controlling und Auffassungen für dessen Aufgabenkatalog. Allen Definitionen gemein ist die Auffassung, IT Controlling ist als Disziplin der Wirtschaftsinformatik einzuordnen.

Im Lexikon des Controlling wird IT Controlling von Witt^[3] beschrieben als „Controlling in Bezug auf den DV-Bereich eines Unternehmens.“ Weiters lautet es zum Inhalt des IT Controllings: „Standen früher hier die Ermittlungen von Hardwareauslastungen, CPU-Zeiten und entsprechender –Kosten im Vordergrund, so geht es [...] eher um In- und Outsourcingaspekte sowie um eine Transparenzschaffung in Bezug auf DV-Leistung und DV-Nutzen für das Unternehmen.“

Eine weite Definition für IT Controlling von Reichmann lautet:^[4] „Gegenstand [...] sind alle Vorgänge und Tätigkeiten im Unternehmen, die im Zusammenhang mit der Beschaffung und Verarbeitung von Information auftreten“

Diese Auffassung ist sehr weitläufig formuliert und trifft wohl auch auf das IT Management im Allgemeinen zu. Dies zeigt, dass eine klare Abgrenzung dieser beiden Gebiete nicht möglich ist. IT Controlling wird überwiegend als Teilgebiet des IT Managements gesehen, teilweise aber auch als Spezialform des Unternehmenscontrollings.

Die Methoden und Werkzeuge des finanzwirtschaftlichen Unternehmenscontrollings werden zwar ebenso im IT Controlling eingesetzt, der Focus liegt dabei aber auf den technischen Aspekten der Informationstechnologie.^[5]

Ergo: IT Controlling steuert und gestaltet durch zielorientierte Koordination und Kontrolle den gegenwärtigen und künftigen Einsatz von IT-Ressourcen in Organisationen. Dies betrifft sowohl die Informationssysteme als auch den Informationsfluss.

3 Aufgaben und Werkzeuge des IT Controlling

3.1 Überblick

Das Aufgabengebiet des IT Controlling ist nicht eindeutig, insbesondere von jenem des IT Managements, abgrenzbar.^[6] Grundsätzlich lässt sich sagen, Aufgabe des IT Controlling ist es, Instrumente und Daten für die Planung und Steuerung der IT Landschaft bereitzustellen. Das IT Controlling liefert dabei dem Management die nötigen Informationen für IT relevante Entscheidungen.

IT Controlling begleitet den gesamten IT Prozess, von der IT Strategie über IT Entwicklung bis zum IT Betrieb. Zu Beginn der Prozesskette wird das IT Management vor allem vom strategischen IT Controlling beeinflusst. Am Ende, im IT Betrieb, überwiegen hingegen die Aufgaben des operativen IT Controllings. Die Grenze zwischen strategischem und operativem Controlling ist dabei fließend.^[7] Die Einordnung der einzelnen Aufgabengebiete in strategisches oder operatives IT Controlling erfolgt nicht immer eindeutig. Brun beschränkt die Aufgaben des IT Controllings generell auf die operative Ebene und ordnet die strategischen Aufgaben der IT Governance zu^[8]. Bei den Aufgaben definiert er allerdings „[...] ein wirksames IT-Controlling [...], das die Kosten auf operativer Ebene optimiert und die IT strategisch im Sinne der Unternehmensziele steuert“^[9].

Eine einfache Unterscheidungsmöglichkeit bietet der Zeitbezug. Eine Strategie verfolgt immer ein längerfristiges Gesamtziel, während operative Tätigkeiten kurzfristige Teilziele erfüllen sollen. Gadatsch folgt diesem Ansatz und unterteilt das IT Controlling Konzept in den strategischen Bereich, der sich ohne Zeitbezug am Gesamtunternehmen orientiert, und den operativen Bereich, der sich mit definierten Zeitrahmen auf Geschäftsprozesse, Anwendungssysteme und Kostenstellen bezieht.^[10]

Im Gegensatz zu Gadatsch wird im IT Controlling Konzept von Plaut (Abb. 1) auf eine strikte Trennung in strategische und operative Aufgaben verzichtet. Dennoch finden sich die fünf Aufgabegebiete, im Wesentlichen in den operativen und strategischen Werkzeugen nach Gadatsch wieder

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Aufgabengebiete des IT Controlling im Lebenszyklus eines typischen IT Vorhabens ^[11]

Reichmann^[12] führt weiters auch administrative Aufgaben wie die Koordination der strategischen und operativen Tätigkeiten an. Die folgenden Kapitel beleuchten die wesentlichen strategischen und operativen Aufgaben des IT Controllings.

3.2 Strategisches IT Controlling

Aufgabe des strategischen IT Controllings ist es dafür zu sorgen, dass die Informationsverarbeitung auf die Unternehmensziele und -strategien ausgerichtet ist und die Entscheidungsträger mit allen relevanten Informationen versorgt werden. Letztendlich ist das Ziel, zur Effizienzsteigerung des Unternehmens und zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele beizutragen.

Mit verschiedenen strategischen Werkzeugen unterstützt das IT Controlling das IT Management bei der Umsetzung der IT Strategie.

3.2.1 IT Strategie

Als grundlegender Bestandteil der Unternehmensstrategie, dient die IT Strategie der Umsetzung und Überwachung des zielgerichteten und wirtschaftlichen Einsatzes der IT. Die IT Strategie wird aus den Zielen und Vorgaben der Unternehmensstrategie abgeleitet und wirkt sich ihrerseits auf die Unternehmensstrategie, Kennzahlen und Maßnahmen aus. Die IT Strategie liefert Impulse für Fragen zum Einsatz der IT zur Prozessoptimierung, dem Beitrag der IT zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens oder etwa zur Möglichkeit neue Kundengruppen zu erschließen.^[13]

3.2.2 Standards

In der IT Strategie werden unternehmensinterne Standards festgelegt. Diese können sich auf Hardware, Software und Services beziehen. Ziel der Einführung von IT Standards ist, durch einheitliche IT Ausstattung und Prozesse eine Kostenreduktion in Implementierung und Betrieb zu erreichen.

Das IT Controlling unterstützt das IT Management bei der Definition und Umsetzung von IT Standards.^[14]

Im Bereich der Hard- und Software sollten im Unternehmen nur standardisierte Komplettsysteme eingesetzt werden. Dazu werden Standard-IT-Arbeitsplätze für verschiedene Einsatzszenarien definiert, wie z. B. ein Rechnungswesenarbeitsplatz oder ein mobiler Vertriebsarbeitsplatz. Die Bildung von Standard-IT-Arbeitsplätzen ist Voraussetzung für den Einsatz des TCO Konzepts. (TCO steht für Total Cost of Ownership und dient dazu die gesamten Kosten eines Arbeitsplatzes zu ermitteln. Das TCO Konzept wird in Kapitel 5.4.4 kurz beschrieben.)

Durch den Einsatz von Vorgehensmodellen wird ein einheitliches Vorgehen und somit ein definierter Standard im Bereich der Softwareentwicklung hergestellt.^[15]

3.2.3 Analyse und Kennzahlen

Kennzahlen und Kennzahlensysteme liefern dem IT Management wichtige Informationen zur Steuerung des IT Bereichs. Kennzahlen gewinnen zusehends an Bedeutung, da moderne Managementansätze auf ihnen aufbauen. Aufgabe des IT Controllings ist die Entwicklung von Kennzahlen, sowie Implementierung und Wartung von Kennzahlensystemen.

Im Unternehmensmanagement ist die Balanced Scorecard (BSC) als Kennzahlensystem weit verbreitet. Sie beschränkt sich nicht nur auf die Auswertung von finanziellen Kennzahlen der Vergangenheit, sondern stellt die Unternehmensstrategien ins Zentrum der Betrachtung. Die Unternehmensziele mit ihren Kennzahlen werden in den vier Dimensionen Finanzen, Kunden, interne Geschäftsprozesse und Lernen und Entwicklung dargestellt. Diese vier Dimensionen sind auch auf den IT Bereich übertragbar, daher wird nach Gadatsch et al. „heute der Aufbau einer IT-BSC empfohlen“^[16].

Nach der Definition und Ermittlung der Kennzahlen, gehört deren Analyse zu einer wichtigen Tätigkeiten des IT Controllings. Auf die IT Planung und Analyse wird in Kapitel 6 ausführlich eingegangen.

3.2.4 Portfoliomanagement

Ziel des IT Portfoliomanagements ist die Auswahl der umzusetzenden IT Projekte in Einklang mit der IT Strategie zu bringen. Das IT Controlling übernimmt als Mitglied in den Projektlenkungsausschüssen eine Steuerungsfunktion in den laufenden IT Projekten.^[17]

Um die geeignetsten Projekte auszuwählen, müssen diese erst anhand zuvor festgelegter Kriterien bewertet werden. Der Kriterienkatalog orientiert sich an den vorgegebenen Zielen aus IT Strategie und Unternehmensstrategie und wird laufend an diese angepasst.

Für die Bewertung und Priorisierung werden verschiedene Methoden wie die Projekt-Auswahlportfolioanalyse, Nutzwertanalyse oder Wirtschaftlichkeitsrechnung angewandt.

In Projekt-Auswahlportfolios werden die Verhältnisse von Beitrag zum Unternehmenserfolg zu Risiko oder Ressourcenbelastung der einzelnen Projekte grafisch gegenübergestellt.^[18]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Projekt-Auswahlportfolio^[19]

Nutzwertanalyse und Wirtschaftlichkeitsrechnungen sind Bestandteil von Kapitel 7 dieser Arbeit und dort ausführlich beschrieben.

3.3 Operatives IT Controlling

Zu den Aufgaben des operativen IT Controllings zählt die kurz- und mittelfristigen Kosten des IT Bereichs zu überwachen und kontrollieren und zu einer effizienteren IT Leistungserstellung und Nutzung beizutragen. Dazu stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Gadatsch dokumentiert einen operativen IT Controlling Werkzeugkasten (Abb. 3), der in sechs Hauptgebiete unterteilt ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Operative IT Controlling Werkzeuge^[20]

Die einzelnen Bereiche und Werkzeuge dürfen dabei nicht isoliert betrachtet werden. Sie greifen eng ineinander und sind teilweise stark voneinander abhängig. Die Zuordnung der Werkzeuge in die einzelnen Bereiche ist nicht immer eindeutig möglich. So kann z. B. die Prozesskostenrechnung sowohl dem IT Prozessmanagement, als auch in die IT Kosten- u. Leistungsrechnung zugeordnet werden. Ebenso übt das Geschäftspartnermanagement mit der Vertragsgestaltung und SLAs einen großen Einfluss auf die Preisbildung und Verrechnungsmodelle aus.

Aus Gründen des Umfangs beschränkt sich diese Arbeit, im Anschluss an das folgende Kapitel 4 Organisatorische Einordnung, auf die Behandlung der, für das IT Controlling essentiellsten Aufgaben und Werkzeuge, wie der IT Kosten- und Leistungsverrechnung, der IT Planung und Analyse, sowie dem IT Berichtswesen.

4 Organisatorische Einordnung

4.1 Einordnung in der Unternehmensstruktur

Der Arbeitsbereich des IT Controllers ist in der Praxis auf unterschiedliche Weise in die Aufbauorganisation eingeordnet. Die Umsetzung hängt in erster Linie von Unternehmensgröße und Organisationsstruktur ab. So übernimmt der IT Leiter in kleinen Unternehmen die Controllingaufgaben selbst, während erst in Großunternehmen eigene funktionale oder divisionale IT Controlling Einheiten bestehen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: IT Controlling Funktion nach Unternehmensgröße^[21]

In funktions- und objektorientierten Unternehmensorganisationen finden sich üblicherweise drei Grundvarianten des zentralen IT Controllings.^[22]

4.1.1 CIO-Mitarbeiter-Modell

Das Aufgabengebiet IT Controlling ist als Abteilung oder Stabstelle in den IT Bereich eingegliedert und der Leiter disziplinarisch dem CIO unterstellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 5: Organigramm Mitarbeitermodell^[23]

Die mangelnde Unabhängigkeit des IT Controllers wirkt sich, besonders bei Meinungsverschiedenheiten mit dem CIO, nachteilig auf den IT Controller aus. Ebenso beeinflusst die Gefahr der zu hohen Techniklastigkeit die Objektivität des IT Controllers negativ. Vorteilhaft wirkt sich die Nähe zum technischen Bereich sicher durch kürzere Informationswege und auch bessere Akzeptanz des IT Controllings bei den Mitarbeitern des IT Bereichs aus.

4.1.2 Controlling-Modell

Im Controlling-Modell wird IT Controlling als Spezialdisziplin gleichermaßen mit anderen Controllingformen als Teilaufgabe des Unternehmenscontrollings gesehen. Der Leiter IT Controlling ist disziplinarisch dem CFO unterstellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 6: Organigramm Controlling-Modell^[24]

Eine ausgewogene Rollenverteilung zwischen Leiter IT Controlling und CIO ist möglich, da keine Weisungsgebundenheit besteht.^[25] Jedoch besteht die Gefahr einer zu stark finanzwirtschaftlichen Orientierung.

[...]

^[1] 100% der Unternehmen über 250 Mitarbeiter verwenden Computer. (Statistik Austria, 2009)

^[2] vgl. Capgemini Consulting, 2009, S. 22

^[3] Witt, 1997, S. 95

^[4] Reichmann, 1997, S. 565

^[5] vgl. Gadatsch, et al., 2007, S. 333

^[6] vgl. Horváth, 2009, S. 645

^[7] vgl. Kütz, 2003, S. 7 und Gadatsch, et al., 2006b, S. 38f

^[8] vgl. Brun, 2008

^[9] Brun, 2008, S63

^[10] vgl. Gadatsch, et al., 2006b, S. 39f

^[11] Quelle: Brun, 2008, S. 63

^[12] vgl. Reichmann, 1997, S. 566

^[13] vgl. Gadatsch, et al., 2006b, S 67ff

^[14] vgl. Gadatsch, et al., 2006b, S 40

^[15] vgl. Friedag, et al., 2007, Gadatsch, et al., 2007, S. 378ff, Kargl, et al., 2007, S. 123ff

^[16] Gadatsch, et al., 2007, S. 383

^[17] vgl. Gadatsch, et al., 2006b, S 119

^[18] vgl. Puchhammer, 2009, S. 91f

^[19] nach Puchhammer, 2009, S. 92

^[20] Quelle: Gadatsch, et al., 2006b, S. 41

^[21] Quelle: Horváth, 2009, S. 673

^[22] Gadatsch, et al., 2006, S. 346

^[23] nach: Gadatsch, et al., 2006b, S. 51

^[24] nach: Gadatsch, et al., 2006b, S. 51

^[25] Gadatsch, et al., 2007, S 347f