Erstellung eines Konzeptes für ein internes Kontrollsystem im Versicherungswesen: Aufbau in einer SAP-Systemlandschaft

Inhaltsverzeichnis

Abstract

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

SAP-Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Aufbau der Arbeit
1.2 Beschreibung des Praxisunternehmens
1.3 Motivation für ein internes Kontrollsystem im Provisionsexkasso

2. Hintergründe und Vorwissen
2.1 Das Unternehmen SAP
2.1.1 SAP Enterprise Resource Planning - Das Hauptprodukt von SAP
2.1.2 SAP for Insurance
2.3 Der Versicherungsaußendienst und seine Vergütung
2.4 Rahmenbedingungen für ein internes Kontrollsystem

3. Analyse
3.1 SAP Systemlandschaft und angrenzende Komponenten
3.2 Ist-Zustand
3.3 Soll-Zustand

4. Konzept
4.1 Internes Kontrollsystem in Form einer Auswertungsliste
4.2 Inhalt der Auswertungsliste
4.3 Methodiken zur Anzeige der Daten im Report
4.4 Benötigte Daten

5. Fazit und Ausblick

Anhang

Glossari

Quellenverzeichnisv

Der Autor

Abstract

In dieser Projektarbeit wird ein Konzept für ein internes Kontrollsystem erstellt. Dieses Kontrollsystem, das in einer nächsten Projektarbeit umgesetzt wird, soll den Vorgang von manuellen Vorauszahlungen im Provisionsexkasso überwachen. Das Provisionsexkasso ist ein Begriff aus dem Finanzwesen und beschäftigt sich mit dem Transaktionsvorgang von Leistungen, in dem Fall mit der Auszahlung des Entgelts, das die Vermittler und Makler der untersuchten Versicherung für ihre Tätigkeit bekommen.

Um ein geeignetes Konzept für ein internes Kontrollsystem zu entwickeln, wurden Gespräche mit den betroffenen Gruppen, genauer gesagt, mit dem Rechnungswesen, dem Vertrieb und der Revision, geführt. Diese Gespräche haben dazu beigetragen, den Prozess der manuellen Vorauszahlungen genau nachvollziehen zu können. Zusätzlich dazu werden Rahmenbedingungen, unter anderem gesetzliche Richtlinien, betrachtet, auf deren Grundlage ein internes Kontrollsystem aufgebaut werden soll.

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: ERP-Module[int08]

Abbildung 2: SAP Systemlandschaft

Abbildung 3: Teilprozess Vertrieb

Abbildung 4: Felder für die Erfassung einer Vorauszahlung

Abbildung 5: Teilprozess Rechnungswesen

Abbildung 6: Soll-Prozess

Abbildung 7: Beispiel Einfache Liste durch write-Anweisung

Abbildung 8: Beispiel Liste im ALV-Grid

Abbildung 9: ER-Diagramm

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

SAP-Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

1.1 Aufbau der Arbeit

Diese Projektarbeit gliedert sich in fünf Kapitel. Im ersten Kapitel wird zum einen die Motivation für die Aufgabenstellung erläutert und zum anderen das Praxisunternehmen näher beschrieben, indem dieses Projekt durchgeführt wird. Das zweite Kapitel liefert Hintergründe und Vorwissen, die relevant sind, um die Praxisaufgabe zu verstehen und nachvollziehen zu können. Kapitel drei befasst sich mit der genaueren Analyse der Aufgabe. Es wird beschrieben, wie die momentane Situation ist und wie sie zukünftig aussehen soll. In Kapitel vier folgt das konkrete Konzept. Die Arbeit endet im fünften Kapitel mit einem Fazit und einem Ausblick zu dieser Projektaufgabe.

Fachbegriffe und erklärungsbedürftige Ausdrücke werden im nachfolgenden Glossar näher erläutert. Sie sind beim ersten Auftreten kursiv und mit Sternchen markiert. Verwendete Abkürzungen können im Abkürzungsverzeichnis nachgeschlagen werden und stehen beim ersten Auftreten im Text in Klammern hinter dem dazugehörigen Ausdruck. Quellenangaben sind mit eckigen Klammern und kursiv kenntlich gemacht.

1.2 Beschreibung des Praxisunternehmens

Die untersuchte Vereinigte Versicherung wurde als Haftpflichtversicherungsanstalt gegründet und ist mittlerweile nicht nur Spezialversicherer der Bauwirtschaft, sondern auch einer der größten deutschen Auto- und Haftpflichtversicherer.

Der Hauptsitz der Versicherung befindet sich in Hannover. Zurzeit beschäftigt sie ca. 2500 Mitarbeiter, davon sind etwa 250 in der Informatik tätig.

Bei dem untersuchten Versicherungsunternehmen wird SAP-Software in mehreren Bereichen eingesetzt. Für alle Fragen und Probleme fachlicher und technischer Art, die im Zusammenhang mit den SAP-Anwendungen bestehen, gibt es das so genannte SAP Competence Center (SAP CC), eine Gruppe von Mitarbeitern der untersuchten Versicherung, die auf SAP-Software spezialisiert sind. Das SAP CC ist als interne Beratung tätig. Es stellt keine reale, sondern eine virtuelle Struktur dar, da die SAP CC Mitglieder organisatorisch zu den Informatikbereichen Anwendungssysteme und Produktion/Betrieb gehören. Es bündelt die SAP-Kompetenz der Versicherung und unterstützt durch direkte partnerschaftliche Zusammenarbeit mit SAP den Betrieb von SAP-Anwendungen.

Das SAP CC der untersuchten Versicherung wurde 2006 erstmals von SAP als Customer Competence Center^[1]zertifiziert (siehe Anhang 1). Das Zertifikat ist eine offizielle Auszeichnung für die Fähigkeiten und das Wissen einer solchen Gruppe im SAP-Umfeld. SAP verleiht es an Einrichtungen, die sowohl über die erforderlichen Methoden, technischen Kenntnisse und Werkzeuge als auch über effiziente Arbeitstechniken verfügen, um die Themen rund um die SAP- Systemen erfolgreich bewältigen zu können.

1.3 Motivation für ein internes Kontrollsystem im Provisionsexkasso

Bei einerProvision*handelt es sich um das Entgelt, dasVermittler* undMakler*erhalten, wenn sie Verträge an Kunden vermitteln. Die Höhe der Provision ist vertraglich zwischen der untersuchten Versicherung und den Maklern bzw. Vermittlern geregelt. Dabei besteht die Möglichkeit, Provisionen oder einen Teil davon vor Leistungsbescheinigung vorauszuzahlen. Für diesen Vorgang gibt es jedoch keine einheitlichen Tarife und Abstimmungen. Die Bedingungen für Vorauszahlungen und deren Höhe werden individuell zwischen den Maklern bzw. Vermittlern und der Versicherung abgesprochen und festgelegt.

Die Erfassung und Freigabe von Vorauszahlungen geschieht manuell von zwei Sachbearbeitern des Vertriebs und wird daraufhin von einem Sachbearbeiter aus dem Rechnungswesen geprüft und bei Korrektheit zur Auszahlung freigegeben. Dieser Vorgang unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip, da zwei verschiedene Instanzen (ein Mitarbeiter des Vertriebs und einer des Rechnungswesens) die Vorauszahlungen prüfen und freigeben. Weitere Kontrollen gibt es jedoch nicht. Die Motivation für ein internes Kontrollsystem (IKS) über diesen Vorgang besteht also darin, mögliche Fehler und auch vorsätzlichen Betrug zu vermeiden und einen Überblick über erfasste und getätigte Vorauszahlungen zu ermöglichen.

Dies entspricht auch dem betriebswirtschaftlichen Fachbegriff Compliance, der im Zusammenhang mit Überwachung über die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in einem Unternehmen verwendet wird. Das Ziel von Compliance ist es, sicherzustellen, dass sich alle Handelnden im Unternehmen rechtskonform und regelungskonform verhalten. Zur Sicherstellung von Compliance werden Maßnahmen ergriffen, die über menschliche Fehler und kriminelle Handlungen (z.B. Betrug) wachen. Demnach ist ein weiterer Motivationsgrund für ein IKS imProvisionsexkasso*die Steigerung von Compliance in der untersuchten Versicherung.

2. Hintergründe und Vorwissen

2.1 Das Unternehmen SAP

Das IKS, für das in dieser Projektarbeit ein Konzept erstellt wird, soll im SAP-Umfeld aufgebaut werden, da für den Prozess der Erfassung von manuellen Vorauszahlungen eine SAP-Komponente verwendet wird.

Der Prozess der Vorauszahlungserfassung ist über eine kundeneigene Anwendung abgebildet, die im SAP-Standard realisiert und im Bereich desInkasso*-/Exkasso-Moduls Financial Services – Collections and Disbursements^[2](FS-CD) angesiedelt ist. Nachfolgend wird das Unternehmen SAP und die bei der untersuchten Versicherung im Zusammenhang mit dem Vorauszahlungsdialog im Einsatz befindliche Technologie näher beschrieben.

Das Unternehmen SAP wurde 1972 von vier ehemaligen IBM-Technikern gegründet und ist mittlerweile zum weltweit drittgrößten unabhängigen Softwarehersteller herangewachsen. Anfänglich existierte das Unternehmen unter dem NamenSystemanalyse und Programmentwicklung. Heutzutage ist es eine börsennotierte Aktiengesellschaft, die den Namen SAP trägt, was fürSysteme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitungsteht. Der Hauptsitz von SAP befindet sich in Walldorf. Lange Zeit stand der deutsche Markt im Zentrum der Aktivitäten. SAP hat aber durch die Internationalisierung der Anwendungssoftware den Absatzmarkt zunehmend ausgedehnt und mittlerweile lassen sich weitere Standorte in über 50 verschiedenen Ländern auf sämtlichen Kontinenten finden. Insgesamt betreut SAP mehr als 95.000 Kunden in über 120 Ländern.

Das Kerngeschäft von SAP besteht im Vertrieb von Nutzungsrechten an den SAP Softwarelösungen und von damit verbundenen Diensten.

Mithilfe seiner Standardsoftware und branchenspezifischen Anwendungen ermöglicht es SAP anderen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse effizient und flexibel zu gestalten und damit Unternehmensprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Bei der Entwicklung neuer Softwarelösungen arbeitet SAP mit den Kunden zusammen und bietet darüber hinaus Wartungs- und Beratungsleistungen sowie Schulungen an. [int01]

2.1.1 SAP Enterprise Resource Planning - Das Hauptprodukt von SAP

Auf dem Markt für betriebswirtschaftliche Standardsoftware bietet das deutsche Software-Unternehmen das so genannte R/3-System für offene Architekturen an. Es wurde aus dem Großrechnerorientierten Vorgänger SAP R/2 in weiten Teilen neu entwickelt und unterstützt die Hauptanwendungsgebiete Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft. [int02]

Ein untrennbarer Bestandteil des SAP R/3-Systems ist ABAP, die Programmiersprache von SAP, die für die Programmierung von kommerziellen Anwendungen im SAP-Umfeld entwickelt wurde. Die AbkürzungABAPstand ursprünglich fürAllgemeiner Berichts-Aufbereitungs-Prozessor, da mit dieser Sprache nur kundenspezifische Auswertungen programmiert werden konnten, aber keine Datenbankveränderungen möglich waren. Im Zuge der Weiterentwicklung der Sprache steht die Abkürzung nun fürAdvanced Business Application Programming. Abgesehen von einem in der Programmiersprache C programmierten Systemkern besteht das SAP R/3-System mit seinen Entwicklungswerkzeugen und Anwendungen aus ABAP Programmen, wodurch eine betriebssystemunabhängige Entwicklung und Funktionalität gesichert wird. Auch neue Erweiterungen zum R/3-System können mit ABAP geschrieben werden.

Der Name SAP R/3 entstand aus der Konzeption als Client-Server-System, dasRsteht dabei fürrealtime^[3]und die3für die drei verschiedenen Ebenen, aus denen ein R/3-System besteht: die Datenbank-, die Applikations- und die Präsentationsschicht, die im Folgenden näher erläutert werden:

- DieDatenbank-Schichtbeinhaltet ein relationales Datenbanksystem^[4], in dem neben Anwendungsdaten auch Objekte der Applikationsschicht (z.B. Programme) gespeichert werden.
- DieApplikationsschichtenthält die ABAP Laufzeitumgebung zur Ausführung von ABAP Code und führt den Großteil der Anwendungslogik des SAP-Systems aus. Über eine Datenbankschnittstelle werden Zugriffe auf die Datenbank vorgenommen.
- DiePräsentationsschichtenthält Logik zur Aufbereitung der Benutzeroberfläche für die Endanwender des SAP-Systems. Meistens wird diese Ebene durch das SAP Graphical User Interface^[5](GUI) abgebildet. Das GUI kommuniziert mit Programmen der Applikationsschicht, um Aktionen auf dem SAP-System durchzuführen. Für ein Beispiel des SAP GUI siehe Anhang 1.

Dieses R/3-System ist das Hauptprodukt von SAP und trägt seit dem Jahr 2008 den Namen SAP Enterprise Resource Planning^[6](ERP). SAP ERP unterscheidet sich von dem alten R/3-System hauptsächlich dadurch, dass es auf SAP NetWeaver aufbaut, eine Technologie- und Integrationsplattform, die zahlreiche Komponenten zusammenfasst, die für Unternehmensanwendungen relevant sind. Zu diesen Komponenten zählen z.B. der SAP Web Application Server (SAP Web AS), eine Plattform, auf der alle SAP-Anwendungen ausgeführt werden oder das SAP Enterprise Portal (SAP EP), der Einstiegspunkt für alle Benutzer von SAP NetWeaver Applikationen, der die Navigation erleichtert.

SAP ERP ist (genau wie das R/3-System) modular aufgebaut. Dabei sind den drei betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen Rechnungswesen, Logistik und Personal jeweils Module zugeordnet, die mit einem eindeutigen Kürzel bezeichnet werden. Diese Module lassen sich wiederum in Komponenten unterteilen.

Die folgende Graphik zeigt wichtige Module des ERP-Systems. Die Darstellung der Module durch Bausteine soll dabei die Erweiterbarkeit der Software verdeutlichen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: ERP-Module[int08]

ERP-Systeme bestehen also aus verschiedenen Modulen, wobei jedes dieser Module einem bestimmten Unternehmensbereich dient und auf die entsprechenden Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten ist. Für eine kurze Erklärung der in der Graphik dargestellten Module und ihrer Kürzel siehe Anhang 2. Außerdem wird auf die Module FI, HR, FS-ICM und FS-CD im Kapitel 3.1 näher eingegangen.

2.1.2 SAP for Insurance

Mit SAP for Insurance^[7](siehe Anhang 3) stellt SAP versicherungsspezifische Anwendungssoftware zur Verfügung, die einen kunden- und serviceorientierten Ansatz verfolgt. Spartenübergreifend werden die versicherungstechnischen Kernprozesse abgedeckt.

SAP for Insurance ist ein integraler Bestandteil von SAP ERP und liefert folgende Komponenten zur Bewältigung der Herausforderungen von Versicherungsunternehmen:

- Inkasso/Exkasso
- Schaden- / Leistungsmanagement
- Provisionsmanagement
- Rückversicherungsmanagement
- Policenmanagement

Für diese Projektarbeit ist vor allem die Komponente Inkasso/Exkasso (FS-CD) von Bedeutung. Sie erleichtert Aufgaben wieKontokorrentbuchführung*, Zahlungsabwicklung, Geldeingangsverarbeitung und Mahnwesen. In Kapitel 3.1 werden ihre Funktion und ihr Zusammenhang mit anderen Komponenten näher erläutert.

2.3 Der Versicherungsaußendienst und seine Vergütung

Es gibt drei verschiedene Gruppen, die für die untersuchte Versicherung Verträge an Kunden vermitteln, und zwar die Vermittler, die Makler und die angestellten Außendienstmitarbeiter. Es bestehen rechtliche Unterschiede zwischen diesen drei Gruppen.

Versicherungsmakler sind Kaufleute und gemäß § 93 Handelsgesetzbuch (HGB) ausschließliche Interessenvertreter und Sachwalter ihrer Mandanten und damit keine Erfüllungsgehilfen des Versicherungsunternehmens.

Vermittler sind Handelsvertreter gemäß § 84 HGB, sie sind also selbständige Gewerbetreibende, die Verträge vermitteln und dabei ihre Tätigkeit und Arbeitszeit im Wesentlichen frei bestimmen können (siehe Anhang 4). Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Versicherungen zu vertreten, wobei aber die am häufigsten anzutreffenden Versicherungsvermittler Einfirmenvertreter sind.

Die angestellten Außendienstmitarbeiter sind an das Unternehmen gebunden und schließen nur für ihren Arbeitgeber Verträge ab. Da sie fest angestellt und weisungsabhängig sind, kann das Unternehmen ihnen konkrete Vorgaben über ihre Tätigkeit und Arbeitszeit machen, sie sind damit Erfüllungsgehilfen des Versicherungsunternehmens.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Versicherungsmakler Beauftragte des Kunden sind, Vermittler vertreten in erster Linie die Interessen einer oder mehrere Versicherungen und angestellte Außendienstmitarbeiter schließen nur im Namen ihres Arbeitgebers Verträge ab. [int 09], [int 10]

Versicherungsmakler und Vermittler erhalten für eingelöste Versicherungsverträge Abschluss- und bei mehrjährigem Verlauf Folge-Provisionen, solange folgende Bedingungen erfüllt sind: die Verträge bestehen ungekündigt, die Versicherungsnehmer kommen ihren Beitragszahlungen nach und der Versicherungsnehmer wird von dem Vermittler betreut bzw. der Makler ist zur Verwaltung und Betreuung der Verträge vom Versicherungsnehmer mittels Maklervertrag bzw. -auftrag legitimiert. [int11]

Angestellte im Außendienst erhalten ein Festgehalt und können zusätzlich dazu einen leistungsbezogenen Anteil in Form von Provisionen erhalten.

Erhalten Makler oder Vermittler Vorauszahlungen von der Versicherung, die nicht im selben Monat mit den auflaufenden Provisionszahlungen verrechnet werden, so müssen diese verzinst werden. Bei einem Vorschuss ab 50.000 € handelt es sich um ein verzinsbares Darlehen, für das ein Zins- und Tilgungsplan aufgestellt wird. Es gelten keine allgemeinen Bedingungen. Abstimmungen in Bezug auf Vorauszahlungen werden individuell zwischen der Versicherung und den Maklern bzw. Vermittlern verhandelt.

2.4 Rahmenbedingungen für ein internes Kontrollsystem

Eine gängige Definition für ein IKS lautet[int01]:

„Die Gesamtheit aller Grundsätze, Verfahren und aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen innerhalb eines Systems, die von der Unternehmensleitung autorisiert wurden.“ [01]

Ein Unternehmen muss hierbei individuell eine Kontrollumgebung aufbauen, die auf den Risiken der zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse basiert.

Kontrollen sollen dabei durch Maßnahmen erfolgen, die in den Arbeitslauf integriert werden mit dem Zweck, die Wahrscheinlichkeit für das Auftreten von Fehlern in den Arbeitsabläufen zu vermindern bzw. aufgetretene Fehler aufzudecken. Die Ziele des Einsatzes eines IKS können wie folgt zusammengefasst werden:

- Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit (z.B. Schutz des Vermögens)
- Integrität der im Unternehmen intern und extern bestehenden und genutzten Daten, Prozesse und Systeme
- Minimierung von eventuellen Strafen und Sanktionen durch Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften
- Wirtschaftlichkeit und Transparenz der Arbeitsabläufe
- Fehlerprävention und Fehleraufdeckung
- Erhöhung der Informationsqualität durch genaue, aussagefähige, zeitnahe Aufzeichnungen[01]

Wenn in dieser Dokumentation der Begriff IKS verwendet wird, dann ist damit die Kontrollmaßnahme gemeint, die nur den einen Prozess der manuellen Vorauszahlungen überwacht. Die oben aufgeführten Ziele eines IKS für die Gesamtheit aller Kontrollen stimmen trotzdem überein.

Für den Aufbau eines IKS, das einen Vorgang der Buchführung, in dem Fall Vorauszahlungen, kontrollieren soll, gibt es verschiedene Rahmenbedingungen. Zum einen zählen dazu folgende gesetzliche Grundlagen:

- Abgabenordnung § 145-147 - Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
- Handelsgesetzbuch § 238 und § 322 - Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und Bestätigungsvermerk
- § 91 Absatz 2 Aktiengesetz:

„Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.“

- § 30 Ordnungswidrigkeitsgesetz:

„Die Unternehmensleitung hat alle Maßnahmen zu treffen, um zu verhindern, dass aus dem Unternehmen heraus keine Straftaten begangen werden.“

- § 130 Ordnungswidrigkeitsgesetz:

Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, (…) handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. “ [int12]

Zum anderen gibt es gesetzlich ähnliche Anforderungen, die beim Aufbau eines IKS erfüllt werden müssen:

- Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Buchführungssysteme:

„Das IKS (…) stellt darauf ab, dass die Ausgestaltung organisatorischer Kontrollmechanismen (…) die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung bestimmt.“

Darüber hinaus müssen bei der Umsetzung des IKS interne Standards und Richtlinien der untersuchten Versicherung beachtet werden. Dazu gehören die SAP Entwicklungsrichtlinien inklusive Namenskonventionen und das SAP Rahmenberechtigungskonzept.

3. Analyse

3.1 SAP Systemlandschaft und angrenzende Komponenten

In der untersuchten Versicherung sind vielfältige SAP Komponenten im Einsatz und erleichtern unter anderem Prozesse wie die Personalkostenabrechnung, die Finanzbuchhaltung, das Immobilienmanagement, die Lagerverwaltung und viele weitere.

Für diese Projektarbeit ist das Provisionsexkasso und damit vor allem die Komponente FS-CD relevant, die mit einigen anderen Komponenten zusammenhängt. Dies wird im Folgenden näher erläutert:

Financial Services – Collections and Disbursements (FS-CD):

Das FS-CD wird für zwei Aufgaben eingesetzt, zum einen für die Stammdatenverwaltung und zum anderen für die Buchung vonBewegungsdaten*. Stammdaten*sind statische Grunddaten eines Unternehmens, die nie oder sehr selten geändert werden, z.B. der Name und die Anschrift eines Geschäftspartners. Diese Geschäftspartnerdaten sind im ModulZentraler Geschäftspartner(ZGP) gepflegt. Bestandteile aus dem FS-CD referenzieren die im ZGP geführten Daten (siehe Anhang 5). Im Gegensatz dazu sind Bewegungsdatendynamischund weisenmeistens eine zeitlich nur begrenzte Lebensdauer auf, z.B. Anfragen oder Bestellungen. [int07]

Bei der Stammdatenverwaltung in FS-CD geht es darum, einem bestehenden Provisionsvertrag, den richtigen Geschäftspartner, in dem Fall ein Vermittler, zuzuordnen und ein dazugehöriges Konto anzulegen, auf dem Buchungsbewegungen verwaltet werden können.

Bei der Buchung von Bewegungsdaten geht es darum, provisionsrelevante Buchungen zu erzeugen und zu verwalten. Die Bewegungsdaten, in dem Fall Buchungen, bestehen aus den drei folgenden Komponenten:

- Belegkopf:enthält allgemeine Buchungsdaten, z.B. Belegdatum, Belegnummer

- OP-Belegzeile:enthält abrechnungsrelevante Buchungsdaten, z.B. Abrechnungszeitraum, Abrechnungsbetrag

- P/L-Belegzeile:enthält alle Buchungsdaten, die das Profit and loss^[8]imHauptbuch*verändern, z.B. P/L Betrag

Financial Services – Incentive and Commissions Management (FS-ICM):

Mit Hilfe von FS-ICM werden in der Versicherung die Vermittler- und Provisionsdaten verwaltet und Provisionen berechnet. Um eine Provision in FS-ICM endgültig abrechnen zu können, müssen in FS-CD die Stammdaten des betroffenen Vermittlers und ein dazugehöriges Konto vorhanden sein.

SAP Financial Accounting (FI):

Das SAP FI deckt den Bereich desexternen Rechnungswesens* mit der Haupt- und Geschäftsbuchhaltung sowie den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern ab. In den Nebenbüchern werdenKreditoren*-,Debitoren*- und Anlagenbuchhaltung abgebildet. In der Hauptbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle als Voraussetzung zur Erstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung fortgeschrieben.

SAP Human Resource Management (SAP HR):

Mit dem SAP HR werden in der Versicherung Prozesse erledigt, die die Mitarbeiter betreffen. Dazu zählen unter anderem wichtige Bereiche wie die Personalentwicklung, die Personalkostenplanung, die Erfassung der Arbeitszeit und die Reisekostenabrechnung.

Partnerdatenbank (Panda):

Hierbei handelt es sich nicht um eine SAP-Komponente, sondern um eine Eigenentwicklung der untersuchten Versicherung. Panda ist die Partnerdatenbank, die zur Geschäftspartner- und Geschäftsobjektverwaltung der Versicherung dient. Unter dem Begriff Geschäftsobjekt werden alle Formen von Beziehungen, die ein Partner zur Versicherung haben kann, zusammengefasst. Dazu zählen z.B. Verträge oder auch Schadensfälle, für die die Versicherung aufkommen muss. Ein Partner kann eine oder mehrere Beziehungen zur Versicherung haben, zum Beispiel in Form eines Versicherungsvertrags oder eines Provisionsvertrags. Diese Beziehungen werden in Panda gespeichert und verwaltet.

Der Zusammenhang zwischen den eben beschriebenen Komponenten sieht folgendermaßen aus:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: SAP Systemlandschaft

1)Abbildung der Panda-Geschäftsobjektbeziehungen in FS-CD:

Sobald in Panda ein Objekt, z.B. ein Provisionsvertrag, erzeugt wird, wird in FS-CD automatisch ein neues Versicherungsobjekt ebenfalls mit der Ausprägung Provisionsvertrag angelegt. Die Nummer dieses Vertrags ist dabei identisch mit der Nummer des entsprechenden Geschäftsobjekts in Panda und die benötigten Stammdaten werden aus Panda übernommen.

2)Transfer von Daten zwischen FS-ICM und FS-CD:

Zum Zeitpunkt der Abrechnung von Vergütungsbuchungen in FS-ICM findet ein Transfer der abgerechneten Provisionsbuchungen zum FS-CD statt. Außerdem wird zwischen den beiden Komponenten eine Synchronisation im Falle eines Provisionsstops durchgeführt. Dazu wird innerhalb desZahllaufs*aktiv von FS-CD nachgelesen, ob aktuell in FS-ICM ein Provisionsstop gesetzt ist. Ist das der Fall, wird eine Ausgangszahlsperre in FS-CD gesetzt.

3)Darstellung von Provisionsbuchungen im Hauptbuch:

Jede in FS-CD befindliche Buchung ist grundsätzlich hauptbuchrelevant und muss somit an das Hauptbuch gemeldet werden, deshalb werden sämtliche im FS-CD produzierten Bewegungsdaten periodisch an das Hauptbuch der untersuchten Versicherung übermittelt. Dazu werden die Buchungssätze konsolidiert und ihre Summe an das SAP FI übermittelt.

4)Transfer der Zahlungen für den angestellten Außendienst an das SAP HR:

Im Zusammenhang mit dem Provisionsexkasso ist das SAP HR für die Auszahlungen von Provisionen für den angestellten Außendienst notwendig.

Für die entsprechenden Vermittlerverträge werden die im FS-CD hinterlegten Provisionszahlungen an das SAP HR weitergeleitet.

5)Transfer von provisionsrelevanten Bankbewegungen:

Im Zusammenhang mit dem Zahllauf werden DTI^[9]-Datenträger erzeugt, die elektronisch an die Bank weitergeleitet werden. Die Bank dient zur physischen Auszahlung von Provisionen.

3.2 Ist-Zustand

Im April 2009 wurden in der untersuchten Versicherung die versicherungstechnischen SAP Module FS-ICM und FS-CD eingeführt, um das bestehende veraltete Inkassosystem der Versicherung abzulösen und das Provisionsexkasso zu vereinfachen.

Ein Bestandteil des Provisionsexkassos sind manuelle Vorauszahlungen (Vorauszahlung einer Provision oder Teile davon), die periodenunabhängig einem Vermittler oder Makler ausgezahlt werden können. Diese manuelle Provisionserfassung erfolgt durch ein zweistufiges Freigabeverfahren.

Insgesamt sind drei verschiedene Instanzen an dem Vorauszahlungsprozess beteiligt, nämlich der Vertrieb und das Rechnungswesen für die Erfassung und die Freigabe und die Bank für die Auszahlung (siehe Anhang 6).

Der erste Teilprozess findet im Vertrieb statt (siehe Abbildung 3).

Als erstes erfasst ein Sachbearbeiter aus dem Vertrieb die Vorauszahlung. Um ihm die Erfassung einer Vorauszahlung zu erleichtern, steht ihm ein gesonderter Erfassungsdialog zur Verfügung, der von der Versicherung entwickelt wurde (siehe Anhang 7). Die Felder, die für die Erfassung einer Vorauszahlung notwendig sind (siehe Abbildung 4), werden auf der folgenden Seite beschrieben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Teilprozess Vertrieb

Bei Vermittlervertrag wird die Nummer des Vertrags eingegeben, über den die Vorauszahlung ausgezahlt werden soll.

- UnterVerwendungszweckwird ein Text eingegeben, der den Zweck der Vorauszahlung näher beschreibt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Felder für die Erfassung einer Vorauszahlung

- DerBuchungskreisist notwendig, um zu erkennen, für welches Unternehmen die Provision anfällt.
- BeiVerrechnen abwird das Datum des Tages angegeben, an dem die debitorische Buchung verrechnet wird. Die kreditorische Buchung erfolgt unmittelbar an dem Datum, an dem die Vorauszahlung erfasst wird. Die debitorische Buchung hingegen erfolgt erst an dem Datum, an dem die Vorauszahlung mit der Provision des Maklers bzw. Vermittlers verrechnet wird.
- In dem FeldBetragsteht der Bruttobetrag der Vorauszahlung immer mit negativem Vorzeichen.
- Der Betrag in dem FeldZinsforderungwird bei der Einbuchung von dem Vorauszahlungsbetrag abgezogen.
- DasFlottenkennzeichenwird markiert, wenn es sich bei dem Vermittlervertrag, für den eine Vorauszahlung erfasst wird, um einen Flottenvertrag handelt.

Die Eingaben unterliegen automatischen Prüfungen. Es können z.B. keine Vorauszahlungen für Verträge erfasst werden, die zu einem Mitarbeiter des angestellten Außendienstes gehören. Diese neu erfassten Daten werden als nächstes von einem weiteren Sachbearbeiter aus dem Vertrieb im Erfassungsdialog geprüft. Bei Korrektheit gibt dieser sie für das Rechnungswesen frei.

Nun folgt der zweite Teilprozess im Rechnungswesen (siehe Abbildung 5).

Die Daten werden einem speziellen Sachbearbeiter aus dem Rechnungswesen in einem Freigabedialog, der ebenfalls eine Eigenentwicklung der Versicherung ist, zur Anzeige gebracht (siehe Anhang 8). Der Sachbearbeiter muss diese Daten wiederum freigeben. Erst nach Freigabe der Daten wird eine Buchung erzeugt. Die Vorauszahlungen werden mit dem abendlichen Zahllauf an den Vermittler bzw. Makler überwiesen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung5: Teilprozess Rechnungswesen

Der Vorgang wird nicht regelmäßig überwacht oder kontrolliert, weshalb er anfällig ist für menschliche Fehler oder sogar vorsätzlichen Betrug, außerdem gibt es keine Auswertung, die einen Überblick über die Vorauszahlungen erstellt.

3.3 Soll-Zustand

Der Vorgang der Vorauszahlungen soll transparenter werden und nicht mehr nur von denjenigen Mitarbeitern überblickt werden, die für die Erfassung verantwortlich sind. Damit sollen menschliche Fehler und vorsätzlicher Betrug anfangs reduziert und letztendlich vollständig verhindert werden. Dafür ist ein Konzept für ein IKS notwendig, das eine Auswertung über alle bereits gezahlten Vorauszahlungen und alle noch offenen debitorischen Vorauszahlungen erstellt. Die gezahlten kreditorischen Vorauszahlungen sind diejenigen, die im FS-CD manuell vom Vertrieb eingetragen, vom Rechnungswesen freigegeben und direkt an den Empfänger überwiesen werden. Die debitorischen Vorauszahlungen sind zwar bereits im FS-CD gebucht, aber werden erst nach ihrer Fälligkeit mit bis dahin verdienten Provisionen verrechnet. Noch offene debitorische Vorauszahlungen sind also diejenigen, die noch nicht mit den Provisionen verrechnet wurden.

Diese Informationen sollen anschließend in regelmäßigen Abständen dem Vertrieb und dem Rechnungswesen zur Verfügung gestellt werden. Es ist sinnvoll, diese Informationen in Form einer Liste aufzubereiten. Das gewährleistet eine schnelle und übersichtliche Auswertung der Vorauszahlungen und führt nicht dazu, dass sich die Mitarbeiter, die für die Erfassung und Freigabe zuständig sind, zu sehr kontrolliert fühlen.

Die Anwender sollen die Möglichkeit haben, die Daten nach bestimmten Kriterien selektieren oder filtern zu können. Es wäre z.B. interessant, alle noch offenen debitorischen Vorauszahlungen zu selektieren oder alle Positionen eines bestimmten Erfassers. Diese Selektionskriterien sollen gespeichert werden können, damit die Anwender diese nicht bei jedem Anfordern der Auswertungsliste neu eingegeben müssen.

Die Mitarbeiter des Rechnungswesens und Vertriebs sollen die Auswertungsliste nach dem Pull-Prinzip erhalten. Das bedeutet, sie fordern die Liste selbständig einmal monatlich an und überprüfen die Informationen über die Vorauszahlungen. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter der Gruppe Revision das Recht, die Liste ad hoc zu verlangen und die Informationen auszuwerten, da sie im Unternehmen eine Kontrollfunktion haben und darauf achten, dass Prozesse ordnungsgemäß ablaufen. Der Soll-Zustand kann folgendermaßen dargestellt werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Soll-Prozess

Die Schwierigkeiten bestehen darin, die relevanten Informationen aus einer Menge von Daten, die bei dem Vorauszahlungsprozess entstehen, herauszufiltern und diese übersichtlich aufbereitet zuverlässig zur Verfügung zu stellen. Es muss geklärt werden, welche Informationen tatsächlich nötig sind und in der Auswertungsliste enthalten sein sollen und welche nur die Übersichtlichkeit stören und deshalb nicht in der Liste berücksichtigt werden brauchen. Weitere Vorgaben zum Aussehen der Liste bestehen nicht.

4. Konzept

4.1 Internes Kontrollsystem in Form einer Auswertungsliste

Für das Konzept kann man über verschiedene Alternativen für die Listenerstellung nachdenken. Eine Möglichkeit wäre, zwei manuelle Listen (z.B. in Excel) zu führen über alle bereits gezahlten und über alle noch offenen Vorauszahlungen. Diese könnten bei einer Änderung manuell von den Mitarbeitern aus dem Vertrieb und dem Rechnungswesen ergänzt werden. Diese Lösung hätte den Vorteil, dass kein hoher Aufwand bei der Umsetzung entstehen würde. Nachteile hingegen sind, dass diese Form eines IKS wenig effizient ist und die Gefahren von menschlichen Fehlern und vorsätzlichen Betrug weiterhin bestehen bleiben.

Eine andere mögliche Lösung wäre, ein bestehendes IKS bzw. eine entsprechende bereits implementierte Lösung, die einen Überblick über die erfassten Vorauszahlungen erstellt, käuflich zu erwerben (z.B. von SAP) und gegebenenfalls an die eigenen Anforderungen anzupassen. Die Vorteile dieser Lösung bestehen zum einen in der Effizienz, da kein manueller Überblick mehr erstellt würde, sondern ein automatischer, der nicht mehr anfällig ist für menschliche Fehler oder vorsätzlichen Betrug und zum anderen in dem geringen Aufwand für die Umsetzung. Der Nachteil besteht in den Kosten, die für eine gekaufte Lösung anfallen würden.

Die dritte Alternative wäre, selbst eine Lösung zu implementieren. In diesem Fall würde der Nachteil der hohen anfallenden Kosten wegfallen und trotzdem würden die Vorteile eines automatischen Überblicks bestehen bleiben. Allerdings muss hierbei beachtet werden, dass interner Entwicklungsaufwand und eventuelle Kosten für externe Berater entstehen. Da aber genügend ABAP- und SAP-Kompetenz in der untersuchten Versicherung vorhanden ist (siehe Kapitel 1.3), stellt dieses Argument keinen schwerwiegenden Nachteil dar.

Insgesamt bietet die dritte Alternative, eine eigene Lösung zu implementieren, die für die Erstellung der Liste zuständig ist, die meisten Vorteile.

4.2 Inhalt der Auswertungsliste

Durch eine Auswertungsliste wird die Transparenz des Vorauszahlungsvorgangs erhöht, mögliche Fehler oder Betrug frühzeitig erkannt und damit die in Kapitel 1.3 angesprochene Compliance im Unternehmen gesteigert. Die betroffenen Mitarbeiter werden trotzdem nicht eingeengt oder zu sehr in ihrer Aufgabe kontrolliert, denn der Vorgang der Vorauszahlungen ändert sich nicht, sie werden weiterhin manuell erfasst und freigegeben, neu ist nur der regelmäßige Überblick über diesen Prozess.

Da die Lösung für das SAP-Umfeld bestimmt ist, muss ein Report^[10]programmiert werden, der eine Liste mit bestimmten Feldern erstellt. Folgende Felder wurden in Absprache mit den betroffenen Fachbereichen festgelegt:

- Geschäftspartnernummer:diese Nummer gibt an, welcher Geschäftspartner der Versicherung (Vermittler, Makler oder angestellter Außendienstmitarbeiter) die Vorauszahlung erhält
- Vertragsreferenz:diese Nummer referenziert den Vertrag (z.B. Provisionsvertrag), auf dessen Basis die Vorauszahlung erfolgt
- Erfasser:hier steht die Personalnummer des Mitarbeiters aus dem Vertrieb, der die Vorauszahlung manuell erfasst hat
- Freigabe:hier steht die Personalnummer des Mitarbeiters aus dem Vertrieb, der die manuell erfasste Vorauszahlung seines Kollegen bei Korrektheit für das Rechnungswesen freigibt
- Hauptvorgang:die Hauptvorgänge für Provisionen werden nach der Vertragsart unterteilt, es gibt z.B. das KürzelPMAKfür einen Maklervertrag,PHBMfür den Vertrag mit einem hauptberuflichen Vermittler undPNBMfür den Vertrag mit einem nebenberuflichen Vermittler
- Teilvorgang:die Teilvorgänge werden nach der Vergütungsart unterteilt, die KürzelVZDundVZKstehen dabei für eine Vorauszahlung
- Buchungsdatum:hier steht das Datum des Tages, an dem die Vorauszahlung im Rechnungswesen gebucht wurde
- Fälligkeitsdatum:hier wird das Datum des Tages angegeben, an dem die gebuchte Vorauszahlung fällig wird und tatsächlich an den Empfänger ausgezahlt wird, dieses Datum kann mit dem Buchungsdatum übereinstimmen, muss es aber nicht
- Betrag:hier wird die Höhe der Vorauszahlung angegeben
- Zins:hier steht die Höhe der Zinsen, die die Versicherung für die Vorauszahlung verlangt, werden keine Zinsen gefordert, steht hier ein Betrag von 0
- noch offen:hier steht der Betrag der Vorauszahlungen, die bereits ausgezahlt wurden, aber noch nicht mit den Provisionen der Makler bzw. Vermittler verrechnet wurden, wurde eine Vorauszahlung bereits vollständig verrechnet und somit an die Versicherung zurückgezahlt, steht hier ein Betrag von 0

[...]

^[1]deutsch:Kundenkompetenzzentrum

^[2]deutsch:Finanzdienste – Geldeingänge und Auszahlungen

^[3]deutsch:Echtzeit -das unmittelbare zeitliche Verhalten eines Vorgangs in der realen Welt[int04]

^[4]besteht aus beliebig vielen Einzeltabellen, die in beliebiger Art und Weise miteinander verknüpft werden können, die Informationen werden in Spalten und Reihen gespeichert[int05]

^[5]deutsch:graphische Benutzerschnittstelle

^[6]deutsch:Planung (des Einsatzes / der Verwendung) der Unternehmensressourcen

^[7]deutsch:SAP für Versicherungen

^[8]deutsch:Gewinn und Verlust

^[9]Format für elektronische Kontoauszüge

^[10]ABAP-Programm