Formularerstellung in SAP: Smart Forms und andere Methoden

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einführung SAP und Formulare
1.1 Ziele von SAP bezüglich Formularen
1.2 Definitionen und Begrifflichkeiten

2 Grundlegende Erklärungen zur Entstehung eines Formulars
2.1 Design und Erstellung von Formularen
2.2 Statische und dynamische Formulare
2.3 Entwurf und Ausgabe

3. Werkzeuge zur Formularerstellung
3.1 Architektur des SAP Smart Form Systems
3.2 Der Style Builder
3.3 Der Form Builder
3.4 Der Form Painter
3.5 Der Table Painter
3.6 ABAP-Programmierung
3.7 Formulare prüfen, testen und aktivieren
3.8 Daten im Formular

4 Besondere Ausgabeverfahren und Schnittstellenprogrammierung
4.1 XSF Ausgabe
4.2 Andere, zusätzliche Möglichkeiten zur Formularerstellung
4.3 Rohdatenschnittstelle (RDI)
4.4 Java

5 Workflowmanagement

6 Abschluss

Anlagenverzeichnis

Anlagen

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Formularausgabe über mehrere Seiten

Abbildung 2: Easy Access Menü Auswahl zu Smart Forms

Abbildung 3: Das Einstiegsbild des SAP Smart Forms

Abbildung 4: Smart Form System Architektur

Abbildung 5: Navigationsbaum unter Formulardruck

Abbildung 6: Bearbeitungsbild Form Builder

Abbildung 7: Bearbeitungsbild Table Painter

Abbildung 8: Die ABAP Workbench im SAP Easy Access Menü

Abbildung 9: SAP-Kommunikationssystem

Abbildung 10: Workflowmanagement für Formulare

1 Einführung SAP und Formulare

SAP (Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung) ist der weltweit führende Anbieter von Geschäftslösungen und deckt mit einem breit gefächerten Software- und Service-Spektrum von vielen Kunden ganz spezielle Anforderungen ab.

„Das Unternehmen wurde 1972 von fünf IBM-Mitarbeitern gegründet und zählt mittlerweile rund 30.000 Beschäftigte. Allein in der Software-Entwicklung sind weltweit insgesamt 8.200 Mitarbeiter beschäftigt.“^[1]

Für die einheitliche Erfassung von Daten in DV Systeme werden Formulare genutzt. Zur Ausgabe von Daten in schriftlicher Form (im Gegensatz zu elektronischer Form) werden diese in Formulare niedergelegt.

Formulare verbessern durch ihren reproduzierbar gleichen Aufbau die Erkennbarkeit der enthaltenen Informationen und sind damit wichtiger Grundstock einer funktionierenden Kommunikation. So gleichartig die Ausgabe eines Formulars über die Zeit auch ist (z.B. bei einer Rechnung), so unterschiedlich können die verschiedenen Arten von Formularen sein, die für den Ablauf des Geschäftsbetriebs sind.

Das Erstellen und Pflegen solcher Formulare bedarf eigener Werkzeuge und eines eigenen Know-hows darüber, wie das Formulardesign gehandhabt und wie die erforderlichen Daten ermittelt werden.

Diese Arbeit soll nun einen Einblick darüber geben, wie SAP mit diesem Thema umgeht und wie Daten mit Hilfe eines Formulars in, oder aus SAP zu bekommen sind.

1.1 Ziele von SAP bezüglich Formularen

Bis zur SAP Release Version kleiner 4.6C mussten Formulare aufgrund der Komplexität und der zur Verfügung stehenden Werkzeuge von IT-Personal erstellt werden.^[2]

Es sollen aber Endanwender (oder zumindest Key-User) in der Lage sein, Formulare selbst zu erstellen bzw. anzupassen. Die Richtung der zukünftigen Formularentwicklung ist also klar erkennbar: weg vom Experten, hin zum SAP-Endanwender.^[3]

1.2 Definitionen und Begrifflichkeiten

Dialoganwendungensind komplexe Programme, die die interaktive Bearbeitung von Daten ermöglichen. Dafür stellen sie dem Anwender Menüs zur Verfügung, aus denen er eine Bearbeitungsart wählen kann.^[4]

Drag&DropMit Drag&Drop kann der Anwender Objekte aus einem Bereich eines Custom Controls (Quelle) markieren und auf einen anderen Bereich eines Custom Controls (Ziel) fallen lassen. Je nach Objekt wird dann im zweiten Bereich eine Aktion ausgeführt. Quelle und Ziel können dabei das gleiche Control oder zwei unterschiedliche Controls sein.^[5]

Formularist ein standardisiertes Erfassungsinstrument, das entweder in Papier- oder in elektronischer Form (z.B. Web-Formular) vorliegt.^[6]

Funktionsbausteinesind ein Element zur programmübergreifenden Modularisierung. Sie kapseln logische Einheiten ... und stellen sie verschiedenen Programmen zur Verfügung. Jeder Funktionsbaustein verfügt über eine Schnittstelle, durch die er mit dem rufenden Programm Daten austauscht.^[7]

Funktionsgruppenfassen mehrere Funktionsbausteine zu einer logischen Einheit zusammen. Die Funktionsgruppe stellt für die in ihr enthaltenen Bausteine gemeinsam Verwaltungsfunktionen zur Verfügung.^[8]

Key-userEin Benutzer, der mehr Rechte hat als ein normaler Benutzer, jedoch nicht so viele wie ein Administrator.

Knotenim Kontext werden in einer Baumstruktur dargestellt. Der erste Knoten im Kontext ist ein Ordnerknoten und hat den Namen des Formulars. Einige Knoten repräsentieren die Daten im Formular. Andere Knoten dienen zum Aufbau einer Formularlogik.^[9]

Layoutunter diesem Begriff werden alle Einstellungsmöglichkeiten zusammengefasst, die mit der Anordnung von Elementen auf dem Formular zusammenhängen.^[10]

Massendruckist, wenn viele Seiten in kurzer Zeit aufgrund hoher Performance gedruckt werden müssen. (z.B. ab hundert Seiten in der Minute.)

Reportssind Programme, die vorwiegend zur Darstellung von Datensätzen in Form von Listen eingesetzt werden. Die einfachsten Varianten von Reports selektieren Daten aus Datenbanktabellen, verdichten die Daten und geben sie abschließend aus.^[11]

Transaktionenstellen innerhalb des R/3-Systems die kleinste für den Anwender ausführbare Programmeinheit dar. ... Wird der Name der Transaktion eingegeben, wird das hinter der Transaktion liegende Programm ausgeführt. Der Transaktionscode für ein Programm kann direkt eingegeben oder aus einem Menü aufgerufen werden.^[12]

2 Grundlegende Erklärungen zur Entstehung eines Formulars

Ein Formular ist zusammengesetzt aus mehreren Elementen, die auf verschiedene Art und Weise positioniert und formatiert werden. Diese Komponenten müssen sorgfältig miteinander abgestimmt werden. Die Schwerpunkte der gängigsten Formularentwicklung liegen darin, vorhandene Formulare und Stile auf die Anforderungen des jeweiligen Geschäftsbetriebs anzupassen.^[13]

Ein gutes Design eines Formulars:^[14]

- spricht den Benutzer an und erleichtert das korrekte Ausfüllen
- reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für die Nachbearbeitung
- und bietet somit Wirtschaftlichkeit im betrieblichen Ablauf

2.1 Design und Erstellung von Formularen

Steht das Layout eines Formulars bereits fest, aufgrund bestehender anderer oder sogar eine zu überarbeitende Version dieses Formulars, dann ist über das Design nicht viel zu sagen. Die Änderungen bzw. Erweiterungen werden nur möglichst effektiv in das Dokument aufgenommen, um dadurch größere Aufwände zu vermeiden. Aber selbstverständlich hängt es auch von den Änderungen ab, ob diese ohne weiteres durchzuführen sind.

Wird ein Formular neu entworfen, so haben in der Regel viele Personen, z. T. aus unterschiedlichen Abteilungen, spezielle Anforderungen, die das Erreichen der angestrebten Lösung schwieriger machen, da eine intensive Kommunikation erforderlich wird.

Die Erstellung eines Formulars nimmt Zeit in Anspruch und bedarf das Können und Beherrschen von mehreren dafür benötigenden Werkzeugen. SAP bietet zur Erstellung des Layouts, Erstellung der Formularlogik, zur Datenbeschaffung und auch zur Ausgabe speziell dafür entwickelte Werkzeuge an. Diese werden im Kapitel 3 vorgestellt.

2.2 Statische und dynamische Formulare

Im Formular Layout gibt es noch 2 Unterscheidungsmerkmale: die statischen und die dynamischen Formulare.

Die statischen waren die erste Art von Formularen. Von statischen Formularen spricht man, wenn die Daten, die auf dem Formular vorzufinden sind, zwar pro Formular unterschiedlich sind, aber auf jedem immer in derselben Menge an genau der selben Stelle stehen. Als Beispiel sei hier eine Gehaltsabrechnung genannt.

Dynamische Formulare dagegen beinhalten pro Exemplar immer eine andere Anzahl von Informationszeilen. Die bekanntesten dieser Art sind Statistiken und Auswertungen.

Am gängigsten ist heute eine Vermischung dieser beiden Formulararten. Die bekanntesten Beispiele dafür sind eine Rechnung und ein Lieferschein. Der Formularkopf, der die Empfänger- und Absenderinformationen beinhaltet, ist statisch und die einzelnen Formularpositionen sind dynamisch – unabhängig von der endgültigen Anzahl der Positionen.

Ein Beispiel der vermischten Formularart ist in der Anlage 1 abgebildet.

2.3 Entwurf und Ausgabe

Jede Seite, die in SAP mit dem internen Werkzeug erstellt wird, wird als Entwurfseite bezeichnet. Bei Ausgabe dieses Formulars werden die dort im Layout eingebauten Fenster mit entsprechenden Daten gefüllt. Bei Abwicklung über Erst- und Folgeseiten muss die Steuerung über die Ausgabesteuerung des Werkzeugs selbst entschieden werden, wann eine neue Ausgabeseite mit dem Layout einer Folgeseite beginnen muss.^[15]

Abbildung 1 zeigt den Ablauf der Formularausgabe in einer grafischen Darstellung. Die Grafik verdeutlicht den wichtigen Unterschied zwischen Entwurf- und Ausgabeseiten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Formularausgabe über mehrere Seiten^[16]

Hier werden die Begriffe statisch und dynamisch noch in einem anderen Zusammenhang gebraucht.

Die erste Seite im Navigationsbaum ist die Startseite und wird üblicherweise FIRST genannt. Mit ihr beginnt bei der Ausgabe die Prozessierung des Formulars. Ist eine Ausgabeseite gefüllt, dann wird die Ausgabesteuerung entscheiden, ob noch weitere Seiten erzeugt werden müssen. Die übliche Kurzbezeichnung der Folgeseite ist NEXT. Wegen der festen Zuordnung dieser Folgeseite wird auch von einer statischen Abwicklung gesprochen. Alternativ dazu kann sich die Folgeseite aber auch dynamisch über einen manuellen Seitenumbruch ergeben (d.h. aufgrund individueller Bedingungen zur Laufzeit). ^[17]

Dieses Verständnis ist für die praktische Umsetzung der Arbeiten vom Entwurf bis zur Produktion unerlässlich.

3. Werkzeuge zur Formularerstellung

In diesem Kapitel wird nun auf die genauen Anforderungen, deren Lösungsalternativen, dessen Werkzeuge und Problematiken eingegangen.

Seit der SAP Basis-Version 4.6C steht das neue Werkzeug zur Formularerstellung „SAP Smart Forms“, im folgenden nur „Smart Forms“ genannt, zur Verfügung. Davor mussten Formulare über eine Scriptsprache „SAP Script“ erstellt werden.^[18]

„Durch seine neue grafische Oberfläche bietet Smart Forms auch dem weniger geübten Anwender einen leichten Zugang zum SAP-Formularwesen. Mit Smart Forms verringert sich der Aufwand für die Erstellung und Pflege von Formularen nicht nur entscheidend, sondern dank dieser Oberfläche sind viele Formularanpassungen ohne Programmierkenntnisse möglich.“^[19]

Folgende technischen Vorteile werden in genannt:^[20]

- „Hohe Performanz bei Massendruck
- Anbindung an das SAP-Transportwesen
- Plattformunabhängigkeit
- Mehrsprachigkeit
- Web-Publishing über XML-Ausgabe“

Mit Hilfe der grafischen Oberfläche können Objekte bereits im Entwurf entsprechend positioniert und in ihrer Größe angepasst werden. Dies fällt wesentlich leichter als die trial- und error- Mitgabe von Objektkoordinaten und –größen in Form von Parameter für die entsprechenden Befehle.

Für Smart Forms stehen für das Design eines Formulars folgende grafischen Werkzeuge zur Verfügung:

- Style Builder (Formular Stil Pflege)
- Form Builder (Formular Logik Bearbeitung)
- Form Painter (grafische Änderung oder nur Prüfung eines vorhandenen Layouts)
- Table Painter (Darstellung und Pflege von Layout-Tabellen)

Besondere Aufgaben, die über die grafische Menüführung nicht erzielt werden können, sowie auch komplexere Anforderungen, wie z.B. der Datenbeschaffung, werden über die SAP-eigene Programmiersprache ABAP (Advanced Business Application Programming Language) erfüllt.

Grundsätzlich sind alle Werkzeuge zur Formularerstellung über das SAP Easy Access Menü zu finden, unter SAP Menü è Werkzeuge è Formulardruck. Auch der Transaktionscode wurde diesmal dem neuen Standard angepasst: er lautet Smartforms.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Easy Access Menü Auswahl zu Smart Forms^[21]

Der Einstieg in Smart Forms kann über die Eingabe eines Formularnamens, eines Stilnamens oder eines Textbausteinnamens erfolgen. Sind die Namen aufgrund der Namenskomplexität nicht bekannt, so können diese über eine Auswahlfunktion, die jeweils direkt rechts neben dem entsprechenden Feld angeboten wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Das Einstiegsbild des SAP Smart Forms^[22]

[...]

^[1]http://www.sap.com/germany/company/index.aspx, o. V., o. S., Stand 23.01.2005 17:30.

^[2]so auch Hertleif, W., Wachter, C. (2003), S. 13.

^[3]Vgl. ebd. (gleiche Seite wie bei 2).

^[4]Vgl. Meiners, J., Nüßer, W. (2004), S. 31.

^[5]Vgl. http://help.sap.com/saphelp_erp2004/helpdata/de/87/1a4db7a3ad11d2bd69080009b4534c/frameset.htm o. V., o. S., Stand 23.01.2005 18:40.

^[6]Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Formular, o. V., o. S., Stand 30.01.2005 14:30.

^[7]Vgl. Meiners, J., Nüßer, W. (2004), S. 32.

^[8]Vgl. ebd. (gleiche Seite wie bei 7).

^[9]Vgl. http://help.sap.com/saphelp_erp2004/helpdata/de/69/34fd1a55ce44aeb2df7c30c9cb7a2b/frameset.htm, o. V., o. S., Stand 28.01.2005 16:30.

^[10]Vgl. Hertleif, W., Wachter, C. (2003), S. 20.

^[11]Vgl. Meiners, J., Nüßer, W. (2004), S. 31.

^[12]Vgl. ebd., S. 32 (bei anderer Seite).

^[13]So auch ebd. S. 19 (bei anderer Seite).

^[14]Vgl. http://www.forms2web.at/formulardesign.html, o. V., o. S., Stand 18.01.2005 14:14.

^[15]Vgl. Hertleif, W., Wachter, C. (2003), S. 21 ff.

^[16]Vgl. ebd., S. 22, S. 185 (bei anderer Seite).

^[17]Vg. Hertleif, W., Wachter, C. (2003), S. 185 f.

^[18]so auch ebd., S. 13 (bei anderer Seite).

^[19]Ebd. (gleiche Seite wie bei 18).

^[20]Hertleif, W., Wachter, C. (2003), S. 13.

^[21]SAP AG, Stand 15.01.2005 12:50.

^[22]SAP AG, Stand 15.01.2005 13:00.