Personalauswahlinstrumente im Recruitingprozess: Datenschutzrechtliche Zulässigkeit und Akzeptanz

2. Theoretische Grundlagen

2.1 Methoden und Instrumente der Personalauswahl und -entwicklung

Der Begriff „Recruitingprozess“ soll im Folgenden alle Aktivitäten von Unternehmen umfassen, die zur Einstellung von Bewerbern und zur Besetzung von offenen Vakan­zen durchgeführt werden. Er wird auch als „Personalbeschaffungsprozess“ bezeichnet.

Der Prozess der Rekrutierung von Bewerbern kann je nach Größe und Kultur eines Unter­nehmens stark abweichen. Während in vielen kleinen Unternehmen die gesamte Rekrutierung oft von nur einer Person oder einem kleinen Personenkreis gesteuert wird, ist der Prozess schon bei größeren Mittelständlern deutlich komplexer. So sind dabei meist mehrere Abteilungen (in der Regel Personal- und Fachabteilung) am Prozess beteiligt.

Im Folgenden wird, im Zusammenhang mit der Verzahnung von Personalbeschaffung und -entwicklung, ein neuer Begriff eingeführt. Anschließend wird auf die Prozess­qualität im Zusammenhang mit der Personalauswahl kurz eingegangen. Zum Schluss werden gängige Personalauswahlinstrumente erörtert.

2.1.1 Verzahnung von Personalbeschaffung und -entwicklung

Analysiert man die klassische Literatur zur Personalwirtschaft, dann fällt auf, dass die Personalbeschaffung trennscharf zur Personalentwicklung behandelt und dargestellt wird.^[1] Die Personalbeschaffung endet mit dem Tag der Einstellungsentscheidung (inklu­sive des Vertragsmanagements), die Personalentwicklung beginnt dagegen erst mit dem ersten Tag der Beschäftigung.

Erst mit der zunehmenden Etablierung des Begriffs „Talent Management“ erfolgte eine Aufweichung dieser strikten Trennung. Dabei müssen, um zukünftige Unternehmens­ziele erreichen zu können, Personalbeschaffung und -entwicklung integriert gesehen werden. Die folgenden Beispiele sollen diese Aussage verdeutlichen:

- Wer das Ziel der Diversität auf allen Führungsebenen verfolgt, muss dies bereits im Personalmarketing und bei der Personalauswahl berücksichtigen. Dies gilt aber auch im umgekehrten Sinn: Wer im Rahmen einer Diversity-Strategie Vakanzen vermehrt interdisziplinär, international bzw. bewusst mit weiblichen Bewerbern besetzt, der muss gleichfalls eine Diversity-freundliche Unternehmenskultur etablieren, damit sich diese Kandidaten auch in Führungs­positionen entwickeln können.

- Fehler bei der Personalauswahl, z.B. durch einen aus Kostengründen ver­schlankten Einstellungsprozess, müssen durch spätere Investitionen, im Sinne von Personalentwicklungs- bzw. Personalfreistellungsmaßnahmen, ausgegli­chen werden. Dennoch ist die Personalentwicklung nur bedingt in der Lage, Defizite in der Persönlichkeits­struktur und in der Grundeinstellung von Mitar­beitern zu beheben.

Aufgrund der Nähe zwischen der Personalauswahl einerseits und der Personal­ent­wicklung andererseits gibt es auch Überschneidungen bei der Nutzung von Instru­men­ten. So werden nicht selten Personalentwicklungsprojekte mit Hilfe von eignungs­diagnos­tischen Verfahren und Persönlichkeitstests angestoßen.

2.1.2 Kompetente Personalauswahl – Qualitätssicherung nach DIN 33430

Die Ziele einer erfolgreichen Stellenbesetzung sind

- erstens, dass man durch geeignete Personalmarketingaktivitäten eine hinrei­chend quantitative Anzahl von geeigneten Bewerbungen erhält,
- zweitens, dass man durch eine kompetente und systematische Personalaus­wahl die geeignetsten Mitarbeiter für das Unternehmen gewinnt und
- drittens, dass die neuen Mitarbeiter zügig einarbeitet und in ihre Teams inte­griert werden.

Eine erfolgreiche Stellenbesetzung sollte demnach kein Glücksfall, sondern das Ergebnis einer professionellen Vorgehensweise sein.^[2]

Ein Ansatz um Personalauswahlprozesse zu professionalisieren ist die im Jahr 2002 veröffentlichte DIN-Norm DIN 33430. Diese Standardisierung wurde mit dem Ziel ent­wickelt, Qualitätskriterien und -standards für berufsbezogene Eignungsbeurteilungen zu etablieren. Sie dient zur Qualitätssicherung beim Einsatz eignungsdiagnostischer Verfahren und umfasst den ganzen Prozess der Eignungsüberprüfung.^[3]

Eine Untersuchung der Harvard Business School hat gezeigt, dass die Auswahlverfah­ren selbst innerhalb eines Unternehmens stark variieren und die meisten CEO’s keine realistische Vorstellung von der Personalbeschaffung in ihrem Unternehmen haben.^[4] Unabhängig von einer konkreten Standardisierungsempfehlung sollten sich Unterneh­men daher um eine größere Systematik und Objektivität im Auswahlprozess bemühen.

2.1.3 Instrumente der Kandidatenbeurteilung

„Um eine gute Einstellungsentscheidung zu treffen, bedarf es eines präzisen Anforde­rungsprofils, einer guten Vorauswahl der Kandidaten, einer sorgfältigen Vorbereitung und eines professionell geführten Einstellungsinterviews.“^[5] Personalentscheidungen an sich sind komplex und müssen darüber hinaus in einem komplexen Umfeld getroffen werden. Dies, und da Fehlentscheidungen viel Geld und Zeit kosten, führt dazu, dass die Unsicherheit bei Entscheidern relativ hoch ist. Gerne setzen Entscheider daher zusätzliche Personalauswahlinstrumente ein und verlassen sich nicht allein auf ihr „Bauchgefühl“.^[6] Doch auch erhöhte Sicherheitsanforderungen hinsichtlich Compliance und Prävention von Wirtschaftskriminalität machen es, in Abhängigkeit von der jeweili­gen Stelle, erforderlich, „hinter die Fassade von Bewerbern zu schauen“.^[7]

Im Folgenden werden besonders häufig eingesetzte Instrumente vorgestellt.

2.1.3.1 Analyse der Bewerbungsunterlagen

Die Prüfung der Bewerbungsunterlagen ist die erste Stufe des Auswahlprozesses. Basis für eine erfolgreiche Prüfung ist eine zuvor erfolgte Anforderungsanalyse, anhand derer die relevanten Voraussetzungen für Kandidaten ermittelt wurden. Die Anforderungsanalyse sollte als Ergebnis ein Anforderungsprofil beinhalten, das die Kompetenzen, Erfahrungen und Fähigkeiten des Wunschkandidaten beschreibt. Die Anforderungsanalyse ist somit die Grundlage für die Personalauswahl.^[8]

Die Bewerbungsunterlagen sind i.d.R. der erste Kontaktpunkt mit dem an der Position interessierten Kandidaten. Sie bestehen meist aus dem Anschreiben, dem Lebenslauf, Schul-, Hoch­schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen und ggf. aus weiteren ergänzenden Unterlagen. Eine systematische und umfassende Analyse dieser Unterlagen ist die Basis für die Kandidatenauswahl. Die Prüfung selbst besteht aus einer

- formalen Prüfung und einer
- inhaltlichen Prüfung der Unterlagen.^[9]

Die formale Prüfung beinhaltet eine Prüfung auf Vollständigkeit (wurden alle Arbeits­zeugnisse mit gesendet?), auf Sorgfältigkeit (Zustand und Aufbau der Unterlagen) und auf das Engagement (Erstellung eines Serienbriefes oder individuell zugeschnitte­nes Anschreiben) des Bewerbers. In dieser Phase scheitern bereits circa 15% der Bewerber.^[10]

Bei der inhaltlichen Prüfung wird zum einen die Übereinstimmung des Lebenslaufes mit den Zeugnisdaten geprüft. Zum anderen wird die Passgenauigkeit des Bewerbers analysiert und beurteilt.^[11] Bei zu großer Abweichung vom Anforderungsprofil führt dies i.d.R. zur Ablehnung des Bewerbers.^[12]

Eine wichtige Informationsquelle ist das Bewerbungsanschreiben. Es enthält Hinweise auf die Wechselmotivation des Bewerbers und sollte die Frage beantworten, warum der Bewerber für diese Stelle geeignet ist. Allerdings ist dem Bewerbungsempfänger nicht bekannt, welchen Anteil der Bewerber bei der Erstellung des Anschreibens hatte. Dennoch stellt er eine erste Arbeitsprobe des Bewerbers dar.

Der Lebenslauf gibt Auskunft über die Ausbildung, die Qualifikation und Erfahrung des Bewerbers. Ferner können aus diesem die Beschäftigungszeiten (Idealprofil: Zuneh­mende Länge der Verweilzeit in einem Unternehmen, keine zeitlichen Lücken) und die berufliche Entwicklung des Kandidaten (Idealprofil: Zunehmende Übernahme von Ver­antwortung, stetige Aufwärtsentwicklung) entnommen werden.^[13] Der Lebenslauf sollte auf vorhandene Lücken, Aufgabenwechsel und Brüche untersucht werden. „Die Bewerberfotos sind die größte Quelle von Urteilsverzerrungen; sie können zu Sympa­thieentscheidungen führen.“^[14]

Schul-, Ausbildungs- und Hochschulzeugnisse sind bei Berufsstartern die wichtigsten Dokumente zur Leistungsbeurteilung. Mit zunehmender Berufsdauer nimmt die Bedeutung dieser Zeugnisse jedoch ab.^[15]

Im Gegenzug müsste die Bedeutung von Arbeitszeugnissen bei Bewerbern mit Berufs­erfahrung hoch sein. Die Aussagekraft von Arbeitszeugnissen ist in den vergangenen Jahren jedoch immer weiter gesunken.^[16] Aus arbeitsrechtlicher Sicht dürfen Arbeits­zeugnisse den Arbeitnehmer nicht in seinem beruflichen Fortkommen hindern. Um arbeitsrechtlichen Problemen aus dem Weg zu gehen, lassen nicht wenige Arbeitgeber die Mitarbeiter ihre Zeugnisse selbst erstellen und beschränken sich auf leichte Korrekturen.^[17] Viele Personalverantwortliche und Personalberater „nehmen die berufli­chen Zeugnisse lediglich noch als Beleg für die Angaben im Lebenslauf (Beschäfti­gungszeit, Tätigkeit, Unternehmen), weil die Inhalte und deren Wirklichkeitsgehalt nicht mehr einzuschätzen sind.“^[18] Für den Praktiker gilt daher: Ein gutes Zeugnis besagt nichts, ein schlechtes führt in Praxi zu einer negativen Entscheidung.

2.1.3.2 Bewerberinterviews

Bewerbergespräche gehören im Personalwesen zu den wichtigsten Instrumenten im Rekrutierungsprozess.^[19] Die hohe Bedeutung eines strukturierten Einstellungsinter­views für die Qualität einer Auswahlentscheidung wurde auch in wissenschaftlichen Studien nachgewiesen.^[20]

Aufgrund der Vielzahl von Bewerbungsratgebern sind Bewerber i.d.R. auf das Vorstel­lungsgespräch gut vorbereitet. Diese Vorbereitung führt aber auch manchmal dazu, dass Bewerber ihre Individualität, die sie von Mitbewerbern abheben könnte, nicht her­ausstellen. Sie präsentieren sich überwiegend lehrbuchgerecht und antworten auf Standardfragen mit Standardantworten. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass das Interview oberflächlich und ohne aussagefähige diagnostische Erkenntnisse bleibt.^[21]

Das Hauptziel des Interviews ist es, möglichst viel über den Bewerber zu erfahren, um eine hohe Qualität der Auswahlentscheidung sicherzustellen. Die Art der Fragen und die Methodik der Gesprächsführung sind dabei von hoher Wichtigkeit. Eine ähnliche Bedeutung hat jedoch eine systematische Dokumentation, die eine nachträgliche tief­gehende Analyse erst ermöglicht. Studien zeigen nämlich, das viele Personalverant­wortliche dazu neigen, sehr früh sich ein (Vor-)Urteil über den Bewerber zu bilden. Alles was die Kandidaten nach circa 4 Minuten von sich gaben, wurde als Bestätigung des frühen Urteils aufgenommen.^[22]

Ein weiteres Ziel des Interviews ist es, den potentiellen Mitarbeiter für das Unterneh­men zu gewinnen. Gerade erstklassige Kandidaten haben oft umfassende Informati­onswünsche. Um die Bewerber nicht zu enttäuschen, muss daher ausreichend Zeit für das Gespräch eingeplant werden.^[23]

2.1.3.3 Eignungsdiagnostische Verfahren

Es existiert auf dem Markt eine Vielzahl von eignungsdiagnostischen Verfahren, mit deren Hilfe man mehr über Charakterzüge, Verhaltensweisen, Werte und die Intelli­genz von Bewerbern erfahren kann. Zum Beispiel handelt es sich bei einem berufsbe­zogenen Persönlichkeitstest um ein Fragebogenverfahren, das auf Basis einer Selbst­einschätzung eine mehrdimensionale Persönlichkeitsbeschreibung in Bezug auf be­rufsbezogene Merkmale ermöglicht.“^[24] Andere Methoden beruhen auf wertpsychologi­schen Ansätzen^[25] oder sind Intelligenz- und Leistungstests. Mit diesen Testverfahren lassen sich erfolgsrelevante Merkmale zum Bewerber erfassen, die andere Auswahl­instrumente nicht oder nur unzureichend abbilden können.^[26]

Derartige Tests werden aus Kostengründen oft online durchgeführt.^[27] „Online-Tests haben sich zu wichtigen Ergänzungen des eignungsdiagnostischen Methodenspekt­rums entwickelt.“^[28] Allerdings sollten diese, aufgrund der nicht ausreichenden Validität der Verfahren, in erster Linie ergänzend eingesetzt werden. Ein Einsatz in der Voraus­wahl von Kandidaten ist daher nicht empfehlenswert.^[29]

Der Einsatz dieser eignungsdiagnostischen Verfahren soll helfen, Fehler bei der Personalauswahl zu verringern. In wissenschaftlichen Studien wurde ein Mehrwert dieser Verfahren nachgewiesen.^[30] Personalverantwortliche schätzen dagegen den Nutzen der Verfahren weniger hoch ein.^[31]

2.1.3.4 Assessment-Center

„Assessment-Center sind multiple diagnostische Verfahren, welche systematisch Ver­haltens­leistungen bzw. Verhaltensdefizite von Personen erfassen. Hierbei schätzen mehrere Beobachter gleichzeitig für einen oder mehrere Teilnehmer seine/ihre Leistungen nach festgesetzten Regeln in Bezug auf vorab definierte Anforderungs­dimensionen ein“,^[32] d.h. das gezeigte Verhalten des Bewerbers wird mit den Soll­anforde­rungen verglichen.

Mit Hilfe von Assessment-Centern können Entwicklungspotentiale von Bewerbern und Mitarbeitern eingeschätzt werden. Insofern findet dieses Instrument Verwendung in der Personalauswahl und in der Personalentwicklung.^[33]

Langzeitstudien zeigen, dass mit Hilfe von Assessment-Centern das künftige Arbeits­verhalten von Bewerbern gut eingeschätzt werden kann,^[34] d.h. die Prognosequalität des Instruments ist relativ hoch.^[35] Auch Personalverantwortliche schätzen den Nutzen des Verfahrens sehr hoch ein.^[36] Allerdings ist das Verfahren zeit- und kostenintensiv.^[37]

2.1.3.5 Auskünfte und Referenzen von ehemaligen Arbeitgebern

Wie schon an anderer Stelle erwähnt, haben Arbeitszeugnisse an Wert verloren. Darum können direkte Gespräche mit ehemaligen Vorgesetzten wichtige Erkennt­nisse liefern, denn die befragte Führungskraft kennt die Person und das Leistungsver­mögen des Kandidaten. Insofern können Auskünfte und Referenzen ein Personalaus­wahlverfahren sinnvoll ergänzen.^[38] Ein kritischer Aspekt ist jedoch, dass der Nachfra­gende die Maßstäbe des Referenzgebers nicht kennt und somit einzelne Aussagen fehlinterpretieren kann.^[39]

Obwohl Personalverantwortliche die Vorteile dieses Auswahlinstruments anerkennen,^[40] werden Auskunfts- und Referenzinterviews eher selten durchgeführt.^[41] Hintergrund hierfür könnten die beiden folgenden Aspekte sein:

- Zum einen sind die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen nicht unproble­matisch.^[42]
- Zum anderen erfordert die Durchfüh­rung und Deutung von Referenzen ein Lesen „zwischen den Zeilen“, da aus den Zwischentönen die richtigen Schlüsse gezogen werden müssen. Diese Aufgabe ist daher nur sehr erfahrenen Personalexperten zuzutrauen.^[43]

Olfert unterscheidet Arbeitgeberauskünfte von Referenzen:^[44]

- Wird vom Kandidaten eine Liste von Referenzgebern angefordert, so spricht Olfert von einer „Referenz“.^[45]
- Werden dagegen Gespräche mit ehemaligen Arbeitgebern ohne das Wissen des Kandidaten geführt, so spricht Olfert von „Auskünften“.

Diese Unterscheidung ist auch aus datenschutzrechtlicher Sicht von hoher Relevanz.^[46]

Unabhängig von dieser Komplexität zeigen wissenschaftliche Studien, dass Auskunfts- und Referenzinterviews einen Mehrwert bei der Entscheidungsfindung liefern.^[47] Werden von einem Kandidaten eine Liste von Referenzgebern angefordert, dann hat bereits dieses Ergebnis eine Aussagekraft:

- Kann der Bewerber, z.B. nach 15-jähriger Berufspraxis, keinen Referenzgeber benennen, dann hat er ein Problem. Mit anderen Worten: dies ist negativ zu bewerten.
- Auch die Angabe von Referenzgebern aus dem privaten Umfeld oder aus dem Kollegenkreis führt zu keiner positiven Beurteilung.^[48]
- Positiv zu werten ist die Angabe von ehemaligen direkten Vorgesetzten.

2.1.3.6 Grafologische Gutachten

Die Grafologie beschäftigt sich mit der Analyse der Handschrift zum Zweck der psychologischen Diagnostik. Nach Maier „muss eine Schriftprobe vorliegen, die das ‚normale‘ Schriftbild eines Probanden wiedergibt. Aus vielen Einzelmerkmalen, wie der allgemeinen Größe der Buchstaben und deren Größenverhältnisse, Verzierungen, Schriftstärke, Schreibverlauf und Ausrichtung der Buchstaben sowie der Unterschrift kann der Grafologe ein Charakterbild erstellen, das oft verblüffend genau an die Realität herankommt. Dabei sind Aussagen möglich wie Selbstwertschätzung, Einstel­lung zur Arbeit, Phantasie oder Distanz zu Menschen. Trotz der teilweise und eigent­lich zu Unrecht umstrittenen Methode sind Gutachten bei professionellen und seriösen Grafologen als ergänzende, zusätzliche Sicherheit oder Anhaltspunkte gebende Methode empfehlenswert.“^[49] Maier empfiehlt damit die Grafologie als ergänzendes Entscheidungskriterium in der Personalauswahl.

Wissenschaftliche Studien zeigen jedoch auf, dass ein Zusammenhang zwischen der Handschrift einer Person und dessen Persönlichkeitsmerkmale nicht bewiesen werden kann. Insofern ist auch keine empirische Evidenz zum beruflichen Erfolg nachweis­bar.^[50]

Die Grafologie gilt daher als Pseudowissenschaft^[51] und wird daher von der Mehrheit der Personalverantwortlichen kritisch betrachtet.^[52]

2.1.3.7 Medizinische Untersuchungen

Bei medizinischen Untersuchungen ist zu differenzieren, ob die Untersuchung des Bewerbers

- aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder
- aufgrund des Wunsches des Arbeitgebers erfolgt.

„Eine ganze Reihe von Gesetzlichkeiten verlangen die Feststellung der gesundheitli­chen Eignung / Tauglichkeit des Bewerbers für die vorgesehene Aufgabe.“^[53] Diese soge­nannten Eignungsuntersuchungen bzw. Tauglichkeitsuntersuchungen sollen im Rahmen dieser Forschungsarbeit nicht weiter erörtert werden. Im Folgenden soll aus­schließlich nur auf diejenigen medizinischen Untersuchungen Bezug genommen wer­den, die allein im Interesse des Arbeitgebers begründet sind.

Bei derartigen Einstellungsuntersuchungen legt allein der Arbeitgeber die Art der Vorsorgeuntersuchung sowie den untersuchenden Arzt fest.^[54] „Da es auch keine gesetzliche Pflicht gibt, sich der Untersuchung unterziehen zu müssen, kann der Bewerber dies natürlich ablehnen. Dem Arbeitgeber steht dann aber das Recht zu, seinerseits keinen Arbeitsvertrag abzuschließen.“^[55] Die Prognosequalität von medizi­ni­schen Untersuchungen ist hoch. So können Frühformen von Krankheiten diagnostiziert werden, die ein langfristig erhöhtes Gesundheitsrisiko darstellen. Auch auf der Basis von Familienanamnesen lassen sich Eintrittswahrscheinlichkeit einer bestimmten Erkrankung vorhersagen.^[56]

2.1.3.8 Genetische Analysen

Potentielle zukünftige Krankheiten und damit die Wahrscheinlichkeit einer möglichen Arbeitsunfähigkeit lassen sich durch genetische Analysen feststellen. Die Prognose­qualität der prädiktiven genetischen Diagnostik ist dabei sehr hoch. Zum Beispiel beträgt die Eintrittswahrscheinlichkeit einer Krebserkrankung bei einer vorliegenden genetischen Mutation zwischen 50% und 80%.^[57] Insofern sind genetische Analysen für Arbeitgeber von grundsätzlichem Interesse.

Genetische Untersuchungen bei Menschen sowie die Verwendung genetischen Mate­rials werden durch das Gendiagnostikgesetz (GenDG) geregelt. Der arbeitsrechtlich relevante Teil des GenDG trat am 01. Februar 2010 in Kraft. Da verhindert werden soll, dass Menschen aufgrund Ihrer Genstruktur benachteiligt werden, verbietet §19 GenDG vor und nach Begründung von Beschäftigungsverhältnissen den Einsatz genetischer Analysen.

Nur unter engsten Voraussetzungen erlaubt §20 GenDG Ausnahmen von dieser Regel. So sind im Rahmen arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen diagnosti­sche genetische Untersuchungen durch Genproduktanalysen zulässig, wenn diese zur Feststellung genetischer Eigenschaften erforderlich sind, die für schwerwiegende Erkrankungen oder schwerwiegende gesundheitliche Störungen, die bei einer Beschäftigung an einem bestimmten Arbeitsplatz oder mit einer bestimmten Tätigkeit entstehen können, ursächlich oder mit ursächlich sind.

2.1.3.9 Background-Analysen

Unter Background-Analysen soll im Folgenden die IT-gestützte Recherche von Hinter­grundinformationen bzw. ergänzenden Informationen zu Bewerbern verstanden werden. Typische Datenquellen für die Recherchen sind dabei:

- berufliche soziale Netze (z.B. XING, LinkedIn)
- private soziale Netze (z.B. Facebook)
- elektronischer Bundesanzeiger (eBanz)
- sonstige Datenquellen im Internet

Über eine Hintergrundrecherche in sozialen Netzwerken kann herausgefunden werden, wie sich der Bewerber in einem anderen Umfeld darstellt. Ferner können die darin ent­haltenen Informationen mit den Bewerbungsunterlagen abgeglichen werden. Darüber hinaus kann überprüft werden, ob Hinweise zu potentiell imageschädigenden Verhal­tensweisen und Einstellungen im privaten Umfeld des Bewerbers existieren (z.B. Mit­gliedschaft in einer rechtsradikalen Vereinigung). Im Zuge der Recherche können jedoch auch nicht berufsrelevante private Daten erhoben werden (z.B. Partyfotos), die in Einzelfällen auch zu negativen Entscheidungen führen können.^[58]

Ob zum Bewerber Einträge im öffentlichen Schuldnerverzeichnis vorliegen, kann mit­hilfe des elektronischen Bundesanzeigers überprüft werden. D.h., mit Hilfe einer eBanz-Analyse können objektive Daten zu den Vermögensverhältnissen eines Bewer­bers erhoben werden. Dies kann bei sensiblen Positionen (Stichwort: Compliance) von Relevanz sein.

2.2 Arbeitnehmerdatenschutz im Recruitingprozess

Arbeitnehmerdatenschutz ist der Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und insbesondere des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung von Personen in ihrer Eigenschaft als Arbeitnehmer im Unternehmen. Synonym zum Begriff Arbeitnehmer­datenschutz finden sich in der Literatur auch die Begriffe Mitarbeiterdatenschutz, Beschäftigtendatenschutz und Personaldatenschutz und Betriebsdatenschutz. Im Folgenden werden, ausgehend vom allgemeinen Datenschutzrecht, Aspekte des Arbeitnehmerdatenschutzes erörtert. Anschließend werden grundsätzliche Fragen zur Zulässigkeit von Personalauswahlinstrumenten diskutiert. Zum Schluss des Kapitels erfolgt eine kurze Einführung in die Akzeptanzforschung.

2.2.1 Entwicklung und Elemente des allgemeinen Datenschutzrechts

Das Datenschutzrecht gehört zu den modernen Rechtsgebieten. So sucht man den Begriff des Datenschutzrechts in den Lexika der ersten Hälfte der 1970er Jahre ver­geblich. Nicht neu ist dagegen die Zielrichtung des Datenschutzes: Daten von Betrof­fenen^[59] sollen nur zweck­bestimmt und damit im Sinne des Betroffenen verwendet werden dürfen.^[60] Abweichun­gen hiervon sollen der Einwilligung des Betroffenen bedür­fen. Diese Prinzipien wurden schon lange, z.B. bei der ärztlichen Schweigepflicht, beim Bank-, Brief- oder Fernmel­degeheimnis und bei den Schweigepflichten von Betriebs­räten, angewendet. Auch Rechtspositionen, wie das Recht am eigenen Bild, spiegeln den Anspruch Einzelner auf informationelle Selbstbestimmung bei Erhebung und Datenverarbeitung personenbe­zogener Daten und Informationen wider.^[61]

Der Begriff „Datenschutz“ kann daher wie folgt definiert werden:

Datenschutz ist der Schutz des Einzelnen vor Beeinträchtigung seines Persönlichkeits­rechtes beim Umgang mit seinen personenbezogenen Daten.^[62]

Die oben genannte Definition führt einen neuen Begriff, den der „personenbezogenen Daten“ ein. Ein Personenbezug liegt dann vor, wenn einer bestimmten oder bestimm­baren Person Daten und Informationen jeglicher Art zugeordnet werden. Dies können Einzelangaben über eine Person (z.B. Geburtsdatum, Familienstand, Telefonnummer, E-Mail-Adresse …), Werturteile zu einer Person (z.B. Arbeitszeugnis), Kundendaten oder Personaldaten von Beschäftigten sein. Die technische Form der Daten ist dabei unbedeutend (Daten, Fotos, Röntgenaufnahmen, …). In diesem Zusammenhang spricht man von einer bestimmten Person, wenn Daten fest mit dem Betroffenen ver­bunden sind. Kann der Personenbezug nur mit Zusatzwissen generiert werden, dann ist die Person bestimmbar. In all diesen Fällen liegt ein Personenbezug vor, so dass das BDSG einschlägig ist.

Die Rechtsquellen des Datenschutzrechts sind sehr vielfältig. „Das deutsche Daten­schutzrecht beruht auf einer Fülle von quantitativ und qualitativ sehr unterschiedlichen Rechtssätzen. Es wird gestaltet durch aus der Gesetzgebungskompetenz des Bundes und der Länder abgeleitete materielle Normen, in Rahmen- oder Auffanggesetzen ebenso wie in sogenannten bereichsspe­zifischen Vorschriften, die mit variierendem Gewicht und Geltungsbereich ausgestattet sind (z.B. als Gesetze, Rechtsverordnun­gen, Satzungen, Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen). Daneben nehmen internationale Regelungen zunehmend Einfluss auf das nationale Recht. Datenschutz­recht ist somit eine Querschnittsmaterie, die zwar in ihren einzelnen Regelungen auf einheitlichen, letztlich verfassungsrechtlich verbürgten Grundprinzipien aufbaut, die aber andererseits inzwi­schen derart facettenreich geworden ist, dass die Überschau­barkeit und auch Verständlichkeit für den einzelnen Betroffenen weitgehend verloren gegangen ist. Diese Vielfalt erklärt sich zum einen aus der Verteilung der Gesetzge­bungskompetenz zwischen Bund und Ländern. Sie ist aber auch Ergebnis der Forde­rung des Bundes­verfassungsgerichts nach sogenannten bereichsspezifischen Rege­lungen.“^[63]

Eine deutliche Stärkung erfuhr das sogenannte informationelle Selbstbestimmungs­recht^[64] im Jahre 1983 durch das Bundesverfassungsgericht. Im sogenannten Volkszählungsurteil erhielt das informationelle Selbstbestimmungsrecht verfassungs-recht­lichen Rang. Den Begriff der informationellen Selbstbestimmung leitete das Bundesverfassungsgericht aus dem allgemeinen Persönlichkeitsschutz (Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG) ab. Der Einzelne muss jedoch dann Einschränkun­gen seiner informationellen Selbstbestimmung hinnehmen, wenn im Rahmen der Interessenabwägung ein Allgemeininteresse überwiegt.^[65]

Da die Rechtsprechung häufig auf einer Abwägung von unterschiedlichen, sich zum Teil widersprechenden Rechtsgütern basiert, hat das Volkszählungsurteil auch nach­haltige Auswirkungen auf den Arbeitnehmerdatenschutz und hat die Rechtsprechung hierzu entsprechend verändert. Ältere Rechtsprechungen legen z.B. die Möglichkeiten des Datenaustausches (siehe z.B. bei Arbeitgeberauskünften) deutlich großzügiger aus.^[66]

Auf dem Volkszählungsurteil basieren die folgenden Grundregeln des Datenschutzes:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Die Grundprinzipien des Datenschutzrechts^[67]

2.2.2 Grundlagen des Arbeitnehmerdatenschutzes

Seit dem 1.9.2009 findet sich mit dem § 32 BDSG erstmals eine ausdrückliche gesetz­liche Regelung zum Datenschutz im Beschäftigtenverhältnis. Zuvor galten die allge­meinen Vorschriften des BDSG und die – ausgesprochen spärlichen – von der Recht­sprechung und den Datenschutzbehörden entwickelten Grundsätze. Diese rechtliche Grundlage ist derzeit die zentrale Norm zum Arbeitnehmerdatenschutz. § 32 BDSG gilt jedoch nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Bewerber um ein Beschäftigungsver­hältnis. Die Grundaussage des § 32 BDSG ist, dass Arbeitgeber Arbeitnehmerdaten nur erheben, verarbeiten und nutzen dürfen, wenn dies für die

- Einstellungsentscheidung,
- Durchführung oder
- Beendigung

eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.^[68]

Die in den vergangenen Jahren bekannt gewordenen Datenschutzskandale haben den Gesetzesgeber erneut zum Handeln veranlasst. In diesem Zusammenhang wurde ein neuer Gesetzentwurf entwickelt (BDSG-E) und erstmalig am 25.08.2010 vorgestellt. Die parlamentarischen Beratungen über diesen Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Regelung des Arbeitnehmerdatenschutzes dauern jedoch immer noch an. Ziel des Gesetzesentwurfs ist es, die Rechtssicherheit durch eine einheitliche Kodifikation zu erhöhen. Ferner trennt der Gesetzentwurf die Datenerhebung und -nutzung vor (§§ 32, 32a und 32b) und während des Beschäftigungsverhältnisses. Aufgrund der Brisanz und Aktualität der Datenschutzskandale ist es dem Gesetz­geber bis heute nicht gelungen, den Gesetzentwurf, nach eventueller Überarbeitung, zu verabschieden. Für erhebliche Diskussionen sorgt die geplante Gesetzgebung zur Datenerhebung während des Beschäftigungsverhältnisses.^[69]

2.2.3 Rechtliche Zulässigkeit von Instrumenten im Personalauswahlverfahren

Die Rahmenbedingungen der Informationsbeschaffung im Recruiting ergaben sich bis­her im Wesentlichen aus der

- einschlägigen Rechtsprechung und dem
- Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Auf die datenschutzrechtliche Grundregel „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“ wurde bereits kurz eingegangen. Dabei gilt, dass

die Erhebung, Verarbei­tung und Nutzung personenbezogener Daten nur zulässig ist, soweit dies eine Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene, also der Bewerber, ein­gewilligt hat“.^[70]

Die Einwilligung des Bewerbers ist demnach ein „Notnagel“, wenn kein Rechtferti­gungsgrund für ein Personalauswahlinstrument gefunden werden kann.^[71] Die rechtli­chen Anforderungen an die Einwilligung sind jedoch hoch, denn sie ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Bewerbers, ohne jeden Zweifel und ohne Zwang, beruht.^[72] In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob überhaupt bzw. in welchen Fällen von einer Freiwilligkeit auf Seiten des Arbeitnehmers gesprochen werden kann. Dabei ist zu bedenken, dass die Entscheidungsfreiheit des Bewerbers im Bewerbungsverfahren stark eingeschränkt sein kann. Der arbeitsuchende Bewerber steht möglicherweise unter existenziell wirtschaftlichem Druck und sieht sich in der konkreten Situation genötigt, der vom Arbeitgeber gewünschten Datenerhebung und
-verarbeitung zuzustimmen, um persönliche Nachteile im Einstellungsprozess auszu­schließen. Die Einwilligung scheidet in diesen Fällen als Rechtsgrundlage der Daten­erhebung, -verarbeitung und -übermittlung aus, da diese unter Ausnutzung der wirt­schaftlichen Machtposition des Arbeitgebers zustande kam.^[73]

Doch wann kann dann von einer tatsächlichen Freiwilligkeit ausgegangen werden? Mit dieser Frage beschäftigt sich der erste Forschungsteil (Kapitel 3.1) und auch das nachfolgende Kapitel.

2.3 Akzeptanz von Personalauswahlinstrumenten aus Bewerbersicht

Ein Ansatzpunkt, um die tatsächliche Freiwilligkeit zur Teilnahme an einem Personal­auswahlverfahren zu ermitteln, ist die Messung des jeweiligen Akzeptanzniveaus durch potentielle Bewerber.

Der Akzeptanzbegriff entstammt dem lateinischen und bedeutet so viel wie gutheißen, billigen und annehmen. Je nach dem Kontext (wirtschaftliche, gesellschaftliche oder politische Zielrichtung) wird der Begriff abweichend diskutiert und definiert. Übergrei­fend wird jedoch unter Akzeptanz die Bereitschaft verstanden, etwas positiv anzuneh­men.^[74] Unter Akzeptanz von Personalauswahlinstrumenten soll Folgendes verstanden werden:

Ein Personalauswahlinstrument hat dann ein hohes Akzeptanzniveau, wenn die über­wiegende Mehrheit der Bewerber den Einsatz des Instruments im Rahmen von Bewerbungsprozessen bejaht. Vice versa bedeutet dies, dass nur wenige Bewerber dem Instrument ablehnend gegenüberstehen.

Mit Hilfe des folgenden Forschungsansatzes soll die Akzeptanz diverser Personalaus­wahlinstrumente gemessen werden.

[...]

^[1] Vgl. Olfert, Klaus (2010) und Jung, Hans (2010)

^[2] Vgl. Lorenz, Michael / Rohrschneider, Uta (2009), Seite 12

^[3] Vgl. Lorenz, Michael / Rohrschneider, Uta (2009), Seite 13

^[4] Vgl. Fernandez-Araoz, Claudio / Groysberg, Boris / Nohria, Nitin (2009), Seite 28 - 29

^[5] Jordan, Ulrich (2012), Seite 49

^[6] Vgl. Apelojg, Benjamin (2012), Seite 59

^[7] Vgl. Tesch, Frank (2012), Seite 42-43

^[8] Vgl. Wastian, Monika / Maier, Günter W. (2005), Seite 105

^[9] Vgl. Hillebrecht, Steffen / Peiniger, Anke (2010), Seite 90-102

^[10] Vgl. ebenda, Seite 90-94

^[11] Vgl. ebenda, Seite 94-95

^[12] Vgl. Rohrschneider, Uta / Lohmer, Marie-Christine (2012), Seite 18

^[13] Vgl. Maier, Norbert (2011), Seite 88

^[14] Vgl. Rohrschneider, Uta / Lohmer, Marie-Christine (2012), Seite 18

^[15] Vgl. Hillebrecht, Steffen / Peiniger, Anke (2010), Seite 94

^[16] Vgl. Pschorr, Josef (2009), Seite 1175 - 1177

^[17] Vgl. Hillebrecht, Steffen / Peiniger, Anke (2010), Seite 97

^[18] Ebenda, Seite 101

^[19] Vgl. Schneider, Arthur (2009), Seite 9 sowie Hell, Benedikt (2011): Nach Einschätzung von Personalverantwortlichen (nach Schaar und Boramir) ist das Bewerberinterview das wichtigste Personalauswahlinstrument

^[20] Vgl. Plate, Tobias (2007): Seite 118, Prognosegüte des Berufserfolgs rQ=0,51 nach Schmidt/Hunter

^[21] Vgl. Jordan, Ulrich / Külpp, Birgit / Bruckschen, Ines (2013), Seite 103

^[22] Vgl. ebenda, Seite 110

^[23] Vgl. ebenda, Seite 105

^[24] Vgl. Hossiep, Rüdiger / Mühlhaus, Oliver (2005), Seite 4

^[25] Vgl. Vogel, Ulrich / Wenzel, Petra / Schöffel, Peter (2012)

^[26] Vgl. Rohrschneider, Uta / Lohmer, Marie-Christine (2012), Seite 20

^[27] Vgl. Gertz, Winfried (2012), Seite 24-27

^[28] Schuler, Heinz (2012), Seite 31

^[29] Vgl. Schuler, Heinz (2012), Seite 31

^[30] Vgl. Plate, Tobias (2007): Seite 118, Prognosegüte des Berufserfolgs rQ=0,51 am Beispiel von Intelligenztests nach Schmidt/Hunter

^[31] Vgl. Hell, Benedikt (2011): Untersuchung von Schaar und Boramir am Beispiel von Intelligenztests

^[32] Kleinmann, Martin (2003), Seite 1

^[33] Vgl. Obermann, Christof (2009), Seite 12-18

^[34] Vgl. Jung, Hans (2010), Seite 175

^[35] Vgl. Plate, Tobias (2007): Seite 118, Prognosegüte des Berufserfolgs rQ=0,37 nach Schmidt/Hunter

^[36] Vgl. Hell, Benedikt (2011): Untersuchung von Schaar und Boramir

^[37] Vgl. Rohrschneider, Uta / Lohmer, Marie-Christine (2012), Seite 20

^[38] Vgl. Pschorr, Josef (2009), Seite 1176

^[39] Vgl. Lemmer, Ruth (2012), Seite 27

^[40] Vgl. Hell, Benedikt (2011): Untersuchung von Schaar und Boramir

^[41] Vgl. Hillebrecht, Steffen / Peiniger, Anke (2010), Seite 143

^[42] Vgl. Kapitel 3.2

^[43] Vgl. Schneider, Rolf Peter (2009), Seite 113

^[44] Vgl. Olfert, Klaus (2010), Seite 144

^[45] In diesem Fall willigt der Kandidat in der Regel mit Hilfe einer Erklärung ein, dass Daten von ehemaligen Arbeitgebern erhoben werden dürfen. Darüber hinaus benennt er die einzelnen Referenzgeber, die befragt werden dürfen. Die Einwilligung kann jedoch im Prinzip auch allgemeiner gehalten sein. In diesem Fall benennt der Bewerber keine Referenzgeber und willigt ein, dass auch andere Ansprechpartner des ehemaligen Arbeitgebers befragt werden dürfen.

^[46] Vgl. Kapitel 3.2

^[47] Vgl. Plate, Tobias (2007): Seite 118, Prognosegüte des Berufserfolgs rQ=0,26 nach Schmidt/Hunter

^[48] Vgl. Olfert, Klaus (2010), Seite 144

^[49] Maier, Norbert (2011), Seite 237-238

^[50] Vgl. Plate, Tobias (2007): Seite 118, Prognosegüte des Berufserfolgs rQ=0,02 nach Schmidt/Hunter. Es besteht praktisch keine Korrelationen zwischen der Gutachterprognose und dem Berufserfolg

^[51] Vgl. Kanning, Uwe Peter (2009), Seite 83 f.

^[52] Vgl. Hell, Benedikt (2011): Untersuchung von Schaar und Boramir

^[53] Meinel, Hubert (2011), Seite 197-198

^[54] Vgl. ebenda, Seite 198

^[55] Ebenda, Seite 198

^[56] Nationaler Ethikrat (2005), Seite 22-26

^[57] Nationaler Ethikrat (2005), Seite 19

^[58] Vgl. Rohrschneider, Uta / Lohmer, Marie-Christine (2012), Seite 19

^[59] Personen, die durch das Datenschutzrecht geschützt werden sollen, werden als „Betroffene“ bezeichnet.

^[60] Der Begriff „Datenschutz“ ist mehrdeutig: Er könnte z.B. für den Schutz von Daten vor uner­wünschten Zugriff stehen. Hierfür wird jedoch der Begriff der „Datensicherheit“ verwendet. Der Begriff „Datenschutz“ steht für den Schutz des Bürgers vor zweckwidrigen Missbrauch von personenbezogenen Daten. Vgl. hierzu Witt, Bernhard C. (2010), Seite 3

^[61] Vgl. Gola, Peter / Wronka, Georg (2010), Seite 1

^[62] Vgl. Witt, Bernhard C. (2010), Seite 4

^[63] Gola, Peter / Wronka, Georg (2010), Seite 10

^[64] Das Recht auf die informationelle Selbstbestimmung beruht auf einem Gutachten von Rechtswissenschaftlern aus dem Jahre 1971, vgl. hierzu Witt, Bernhard C. (2010), Seite 48

^[65] Vgl. BVerfG-Urteil vom 15.12.1983, 1 BvR 209/83, NJW 1984, S. 422

^[66] Vgl. Gola, Peter / Wronka, Georg (2010), Seite 355

^[67] Vgl. Witt, Bernhard C. (2010), Seite 73 - 86

^[68] Vgl. Timner, Hanno / Schreier, Michael (2010), Seite 4

^[69] Vgl. hierzu z.B. Stellungnahme Nr. 16 vom April 2012 der Bundesanwaltskammer. Hierbei wird die Neuregelung im § 32d BDSG-E (Datenerhebung zur Aufdeckung von Straftaten: Anfangsverdacht notwendig oder nicht?) angegriffen.

^[70] Vgl. § 4 BDSG Abs. 1

^[71] Vgl. Gola, Peter / Wronka, Georg (2010), Seite 82. Ferner bleibt festzustellen, dass das Fragerecht des Arbeitgebers durch die Einwilligung nicht erweitert werden kann. D.h., Arbeitgeber dürfen via Einwilligung keine Daten verarbeiten, die gegen die Grundsätze des Arbeitsrechts oder andere Gesetzgebungen verstoßen.

^[72] Vgl. § 4a BDSG

^[73] Vgl. Gola, Peter / Wronka, Georg (2010), Seite 82 - 89

^[74] Vgl. Pläge, Andreas (2011), Seite 14