Das Konzept des Total Cost of Ownership (TCO) in der IT: Eine betriebswirtschaftliche Gesamtkostenrechnung

2.1.1 Der Basisansatz der Gartner Group

Der IT-Analyst „Gartner Group“ entwickelte als erstes Unternehmen ein Konzept zur Ermittlung der tatsächlich aus einer IT-Investition resultierenden Gesamtbelastungen.^[1] Im Jahr 1987 führte die Gartner Group einen Gesamtkostenvergleich zwischen herkömmlichen Arbeitsplatzrechnern (PC) und einer Terminal-basierten Lösung („Net Computer“, kurz NC) durch. Hintergrund dieser Analyse waren die gestiegenen Betreuungsaufwände für die PC-basierten Bildschirmarbeitsplätze im Vergleich zu den Terminals.^[2] Neben den Anschaffungskosten wurde damals erstmals versucht auch die indirekten Unterhaltungskosten zu erfassen, die während des Lebenszyklus’ eines PC in einem Unternehmen anfallen.^[3] Dabei zeigte sich, dass die Gesamtkosten, die mit dem Besitz der PCs verbunden waren, weit über den eigentlichen Anschaffungspreis hinausgingen. So ermittelten die Analysten der Gartner Group 1996 einen durchschnittlichen jährlichen Kostenaufwand von $13.187 pro PC-Arbeitsplatz. Davon entfiel nur ein im Verhältnis geringfügiger Anteil von 20% bis 25% auf den Anschaffungspreis, einen wesentlich größeren Anteil machten Personalkosten-Komponenten mit über 60% des TCO aus, auf die später noch näher eingegangen wird. Mehr als 50% dieser Gesamtkosten sind dabei auf die indirekten, und damit nicht der IT zugeordneten Kosten zurückzuführen.^[4] Die ermittelten Werte differieren jedoch in den unterschiedlichen Literaturquellen erheblich. Daraus schließt der Autor dieser Arbeit, dass diese Werte stark unternehmensabhängig sind. Dies kann allein schon dadurch begründet werden, dass jeder Mitarbeiter eines Unternehmens über ein unterschiedlich stark ausgeprägtes IT-Wissen verfügt und es mehr oder weniger effizient vermag, mit Hard- und Software umzugehen. Außerdem ergeben sich beispielsweise bei den Kosten durch Ausfallzeiten erhebliche Unterschiede: Die durch Ausfallzeiten unproduktiv verbrachte Arbeitszeit verursacht bei einem Manager höhere Opportunitätskosten als bei einem Mitarbeiter einer niedrigeren Einkommensklasse. Daraus ergeben sich dann beispielsweise sehr unterschiedliche Werte bei den indirekten Kosten.

Aus der Ermittlung jener Zahlen ergab sich die Erkenntnis, dass neben dem eigentlichen Anschaffungspreis ebenso die während der Nutzung auftretenden Kosten, beispielsweise für Wartung, Support und Anwenderschulung, berücksichtigt werden müssen. Hierzu wurden Gesamtkostenmodelle entwickelt, welche die vollständigen Kosten des Besitzes und Betriebs der IT-Komponenten berücksichtigen. Bill Kirwin, der das Modell der Gartner Group entwarf, terminierte damals den Begriff TCO und definierte ihn als Gesamtkosten eines Vermögensgegenstandes, die im Verlauf seines Lebenszyklus durch seine Beschaffung, Nutzung, das Management und seine Entsorgung anfallen.^[5] In dem Modell von Gartner wird grundsätzlich unterschieden zwischen den direkten IT-Kosten, die dem IT-Budget zugeordnet werden können, und den indirekten IT-Kosten, die nicht oder nur schwer budgetierbar sind. Unter diesen indirekten Kosten ist der Werteverzehr zu verstehen, der durch effizienzhemmende Vorgänge im Rahmen der Nutzung der IT-Infrastruktur entsteht.^[6] Hierzu gehören die Kosten durch IT-System­ausfälle (Downtime), der „Futz-Factor“, Kosten der Selbsthilfe (Self-Support) und des Peer-Supports, sowie Software-Upgrades und Kosten der Inkompatibilität von Systemen. Der Futz-Factor beinhaltet sowohl individuell von den Anwendern durchgeführte kosmetische Änderungen an der PC-Arbeitsumgebung, beispielsweise durch Anpassungen des Desktops und Änderungen der Pfadstrukturen auf der Systemfestplatte, als auch die Nutzung der IT-Infrastruktur für private Zwecke. Hierzu gehören vor allem die private Nutzung von E-Mail-Clients und das Surfen im Internet zu ausschließlich privaten Zwecken. Die Begrifflichkeit „Futzing“ stammt von dem jüdischen Wort „Futz“ ab, das „Zeitverschwendung“ bedeutet. Der Peer-Support ist definiert als gegenseitige Hilfestellung der Endanwender im Falle nicht ausreichender Anwenderschulung. Die Kosten durch IT-Systemausfälle, durch welche die Anwender die IT-Infrastruktur nicht produktiv zur Erfüllung ihrer Aufgaben nutzen können, waren in den ersten TCO-Modellen von Gartner noch nicht berücksichtigt. Um diese Lücken zu schließen, wurde das anfänglich nur auf Arbeitsplatzrechner bezogene Modell im Verlauf der Jahre erweitert. So sind die Ausfallzeiten inzwischen ebenso berücksichtigt wie die Netzwerkkomponenten (z.B. Server und Router) und die Kosten heterogener IT-Umgebungen (z.B. durch die Nutzung zweier unterschiedlicher Betriebssysteme).^[7] Die nicht budgetierten, indirekten Kosten sind für die Unternehmen nur schwer bestimmbar und nachvollziehbar. Obwohl die Gartner Group auf die Erfordernis der Erfassung dieser indirekten Kosten hinweist, liefert sie keine Methodik zur Erhebung dieser Werte. Es wird lediglich auf die Anwendung klassischer Erhebungstechniken verwiesen, insbesondere mittels Umfragen und Interviews unter den Anwendern und dem Schulungspersonal. Das Schulungspersonal spielt dabei eine tragende Rolle, da es besondere Kenntnis der DV-bezogenen Defizite der Endanwender hat. Anhand der Analysen konnte festgestellt werden, dass die indirekten Kosten einen bedeutsamen Einfluss auf die Produktivität und somit auf den Return on Investment (ROI) haben. So kann beispielsweise eine sinkende Produktivität durch häufige Systemabstürze und den daraus resultierenden Ausfallzeiten begründet sein.^[8]

Die direkten und budgetierbaren Kosten sind hingegen leichter zu erfassen, da diese Zahlen anhand von Belegen aus der Buchhaltung und dem Personalwesen genau ermittelt werden können. Sie umfassen die Anschaffungskosten der Hard- und Software, die Personalkosten für Schulung, Support, Wartung, Entwicklung und Management der Netze und Systeme sowie die entstandenen Kommunikationskosten.^[9] Diese Kosten werden im TCO-Modell der Gartner Group in drei Kostenkategorien aufgeteilt: In der ersten Kategorie „Hard- und Software“ sind die Kosten für die Anschaffung und Nutzung von Hard- und Software enthalten. In der zweiten Kategorie „Operations“ werden die Löhne und Gehälter zum Betrieb und zur Aufrechterhaltung der IT-Infrastruktur zusammengefasst. Die dritte Kategorie „Administration“ umfasst die Löhne und Gehälter zur Verwaltung dieser Infrastruktur, einschließlich der Kosten für Schulungen der Mitarbeiter. Die Ziele des TCO-Modells bestanden darin, standardisierte und somit vergleichbare Benchmarks für die IT-Bereiche zu etablieren, Planungen und Budgetierungen transparenter zu machen und den Auftraggebern der Analysen Kostensenkungspotentiale aufzuzeigen.^[10] Im Laufe der Zeit musste man aber feststellen, dass eine Gegenüberstellung zweier TCO-Analysen als Benchmark nicht ohne weiteres möglich ist. Dies ist darauf zurückzuführen, dass von mehreren IT-Analysten TCO-Konzepte entwickelt wurden, die sich teils erheblich in ihren ermittelten Werten unterscheiden. Auf diese Problematik wird im Abschnitt 2.1.2 noch weiter eingegangen. Als Grundlage zur Berechnung der TCO-Werte dienten empirisch ermittelte Werte sowie auf einen „Industriedurchschnitt“ abgestimmte Annahmen. Dieser „Industriedurchschnitt“ umfasst bei Gartner ein homogenes Netzwerk auf einer Windows-Systemplattform mit 2500 Benutzern. Die Laufzeit des Modells ist auf 5 Jahre festgelegt, in denen sich die acht exemplarisch eingesetzten Anwendungen nicht ändern und lediglich Updates auf neuere Versionen stattfinden. Die PCs werden alle zwei Jahre gegen neue Modelle ausgetauscht und die Standarddrucker der Systemplattform werden mit berücksichtigt.^[11] Bei einem Vergleich eines Unternehmens mit dem Industriedurchschnitt müssen entsprechende Angleichungen vorgenommen werden, um die IT-Rahmenbedingungen ver­gleich­bar zu machen. Die Kosten, die anhand der TCO-Erhebungen der Gartner Group ermittelt werden, fallen durch eine wesentlich umfangreichere Berücksichtigung der indirekten Kosten im Vergleich zu den ermittelten Werten anderer IT-Analysten am höchsten aus.

2.1.2 Alternative Ansätze anderer IT-Analysten

Neben der Gartner Group haben sich viele bedeutende Unternehmen mit der Thematik der Gesamtkostenermittlung im Sinne des TCO befasst. Hierzu zählen vor allem die IT-Analysten bzw. Consultants Forrester Research, META Group, Giga Information Group, Fraunhofer-IAO sowie die Hard- und Softwareproduzenten Microsoft Corporation und Compaq Computer Corporation.^[12] Wie schon erwähnt, weisen die Modelle zum Teil erhebliche Abweichungen zu den von Gartner ermittelten Werten auf. So gibt Gartner die Summe der direkten und indirekten Kosten für einen an ein LAN angeschlossenenen PC mit „irgendwo zwischen 9.000 und 12.000 US-Dollar“ an. Forrester Research rechnet hingegen mit 8.200 US-Dollar und die META Group nur mit im Vergleich geringfügigen 2.800 US-Dollar^[13]. Diese Tatsache ist im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass die verschiedenen Analysten eine unterschiedliche Methodik und Kostenabgrenzung als Grundsätze ihrer Analysen festgelegt haben. Die im Verhältnis sehr geringen Gesamtkosten im Modell der META Group basieren beispielsweise auf der Methodik, lediglich die direkten Kosten zu berücksichtigen. In der nachfolgenden Beschreibung der Modelle von Forrester Research und der META Group wird noch weiter auf deren Unterschiede eingegangen. Eine Ähnlichkeit der verschiedenen Modelle ist dagegen in der Kostenaufteilung zu erkennen, in der sich die Modelle – mit Ausnahme des Modells der META Group – nicht wesentlich unterscheiden. Den geringeren Teil der Gesamtkosten bilden die Anschaffungskosten mit etwa 20%, die Kosten der Verwaltung mit etwa 13% und die Kosten der technischen Unterstützung mit circa 17%. Der größere Teil der Kosten entsteht mit 50% Gesamtkostenanteil im Bereich der Endanwender. Somit lassen sich weniger als 50% des TCO direkt dem jeweiligen PC-Arbeitsplatz zuordnen.^[14]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Gesamtkostenverteilung des TCO^[15]

Die dennoch vorhandenen Unterschiede durch eine differierende Kostenberücksichtigung und Gewichtung dieser Kostenkategorien machen deutlich, dass die TCO-Werte nur dann zu einem Vergleich bzw. Benchmark herangezogen werden können, wenn Methodik, Zusammensetzung und Abgrenzung der Kosten genau übereinstimmen. Weiterhin müssen zu einem Vergleich Anpassungen vorgenommen werden, um die Rahmenbedingungen des jeweiligen IT-Bereichs dem in den Modellen verwendeten „Industriedurchschnitt“ anzugleichen.^[16] Im folgenden Abschnitt werden die Modelle von Forrester Research und der META Group mit dem Modell der Gartner Group verglichen und die Unterschiede hervorgehoben.

Das TCO-Konzept von Forrester Research

Das TCO-Konzept von Forrester Research bezieht sich auf einen ähnlichen ermittelten Industriedurchschnitt wie das Konzept der Gartner Group. Die Kostenkategorien unterscheiden sich zwar in ihrer Zusammensetzung und Gewichtung, die darin erfassten Kosten sind aber abgesehen von wenigen Ausnahmen identisch. Kosten, die im Gegensatz zur Gartner Group von Forrester berücksichtigt werden, sind zum Beispiel die Kosten für eine Desaster-Vorsorge und das Desaster-bedingte Recovery.^[17] Darunter versteht man einen Aufpreis bzw. Zuschlagsfaktor für einen „Katastrophen-Plan“. Damit werden im Gegensatz zu den Modellen anderer Analysten unternehmensspezifische Risiken bewertet und in der Analyse berücksichtigt. Hingegen ist der Ansatz der Gartner Group umfassender in Bezug auf die Erfassung indirekter Kosten. Er berücksichtigt im Gegensatz zu Forrester weitergehende versteckte Kosten, wie beispielsweise den Peer-Support sowie den Futz-Factor.^[18] Nach Forrester bestehen die wahren ungelösten Probleme darin, dass Anwender die Applikationen nicht ausreichend verstehen, dass Pannen auftreten und nur unzureichende Netzwerkressourcen zur Verfügung stehen. Demnach wird ein höherer Return on Investment (ROI) nicht durch die Beschränkung auf einen theoretischen TCO-Ansatz erzielt, sondern durch die Behandlung dieser ungelösten Probleme. Dadurch wird die Produktivität der Anwender erhöht und es kommt zu Kosteneinsparungen beim PC-Support. Das TCO-Modell von Forrester verfolgt zwar einen ganzheitlichen Ansatz, ist aber aufgrund der unternehmensspezifischen Berücksichtigung des „Katastrophen-Plans“ nicht als allgemeingültig zu betrachten.^[19]

Das TCO-Konzept der META Group

An Stelle des Begriffes des „Total Cost of Ownership“(TCO) verwendet die META Group in ihrem Modell den Terminus „Real Cost of Ownership“(RCO). Der Grund zur Erstellung eines eigenen Modells lag in der Problematik der nur ungenau quantifizierbaren indirekten Kosten. Der Ansatz der Meta Group beschränkt sich deshalb – im Vergleich zu den Modellen anderer IT-Analysten – im Wesentlichen auf die direkten und anhand von Belegen messbaren Kostenfaktoren. Diese Fokussierung ergibt einen sinnvolleren Ansatz, um vergleichbare Benchmarks für die Endanwenderkosten zu ermöglichen. Als einzige Ausnahme betrachtet hierbei die META Group die Kosten ineffizienter Zusammenarbeit zwischen der DV-Abteilung und den Fachabteilungen. Im Gegensatz zu den Modellen der beiden anderen Analysten unterstützt die RCO-Betrachtung die Unternehmen darin, ihre IT-Infrastruktur nach Effizienzsteigerung und Outsourcing-Optionen zu bewerten. Dies wird ermöglicht durch die Berücksichtigung der Aspekte Qualität und Produktivität der IT-Infrastruktur. Im Allgemeinen nimmt die META Group eine Einteilung der Kosten in fünf Kategorien vor. Der Hauptkostenblock „Anwenderkosten“ überschneidet sich im Wesentlichen mit dem Modell der Gartner Group: Er umfasst die Kosten des IT-Personals, die Kosten für Beschaffung, Betrieb und Wartung von Hard- und Software sowie die Kosten der Schulungen und des Benutzerservices. Abweichend von den anderen Modellen nimmt das RCO-Modell eine separate Betrachtung der Kosten für Migrationen, Netzwerkstrukturen, Unternehmensapplikationen (insbesondere aus dem Betrieb von ERP-Systemen) und Legacy-Systeme vor. Unter Legacy-Systemen versteht man veraltete IT-Systeme, die aus unternehmensspezifischen Gründen weitergepflegt werden.^[20] Hierunter fallen beispielsweise Datenbanksysteme, die bis zur erfolgten Übernahme der Daten temporär weiterbetrieben werden.

2.2 Die Kostenstruktur des Total-Cost-of-Ownership in der IT

Für die Untersuchung der Kostenstruktur wird das „TCO-Model v4.0 – Distributed Chart of Accounts“ der Gartner Group verwendet. Aufgrund des hohen Verbreitungsgrades dieses Modells und der bisherigen eingehenden Behandlung bezieht sich der Verfasser dieser Arbeit in diesem Teil der Abhandlung ausschließlich auf das oben genannte Modell.

Als Basis zur Ermittlung der Gesamtkosten dient der Gartner Group der sogenannte „Chart of Accounts“.^[21] Dabei werden die Kosten in Form eines Kontenrahmens erfasst. Hauptmerkmal dieses Kontenrahmens ist die Unterteilung zwischen direkten, budgetierten und indirekten, nicht budgetierten Kosten. Durch die Addition beider Summen ergibt sich der Gesamt-TCO. Eine graphische Übersicht zu der Kostenstruktur des „TCO-Model v4.0 – Distributed Chart of Accounts“ befindet sich im Anhang dieser Abhandlung (Abb.3).

[...]

^[1] Vgl. Krcmar, H. (2003), S.756

^[2] Vgl. Wolf, Knut; Holm, Christian (1998), S.19

^[3] Vgl. Kossow, Rainer: TCO – Wirtschaftlichkeit von IT-Systemen
(20.03.2007)

^[4] Vgl. o.V.: Total Cost of Ownership – Kennzahl oder Konzept? (1998b), S.20

^[5] Vgl. Pisello, Thomas (2001), S.103

^[6] Vgl. Wild, Martin; Herges, Sascha (2000), S.11

^[7] Vgl. Riegl, Ludwig (1998), S.9

^[8] Vgl. Römer, Michael (1998), S.39

^[9] Vgl. Jobe-Gräfin Esterházy, Katharina; Schwab, Wolfgang (1998), S.35

^[10] Vgl. Jobe-Gräfin Esterházy, Katharina; Schwab, Wolfgang (1998), S.38

^[11] Vgl. o.V. (1998a), S.86

^[12] Vgl. Wild, Martin; Herges, Sascha (2000), S.5

^[13] Vgl. Riepl, Ludwig (1998); S.8

^[14] Vgl. Wolf, Knut; Holm, Christian (1998), S. 19

^[15] Vgl. Riepl, Ludwig (1998); S.9

^[16] Vgl. o.V. (1998a), S.86

^[17] Vgl. Jobe-Gräfin Esterházy, Katharina; Schwab, Wolfgang (1998), S.36

^[18] Vgl. o.V. (1998a), S.87

^[19] Vgl. Jobe-Gräfin Esterházy, Katharina; Schwab, Wolfgang (1998), S.36

^[20] Vgl. Jobe-Gräfin Esterházy, Katharina; Schwab, Wolfgang (1998), S.36

^[21] Vgl. o.V. (2003), S.1 (13..03.2007)