Einsatz des e-Recruitings im Rahmen der Personalbeschaffung: Ein kritischer Vergleich ausgewählter Methoden bei der Bewerbersuche

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Zielsetzung
1.2 Vorgehensweise in der Arbeit

2 Ausgewählte Teilbereiche der Personalbeschaffung
2.1 Übersicht verwendeter Begriffe
2.1.1 Inhaltliche Abgrenzung der Personalbeschaffung
2.1.2 Einführung in die Vergleichsmerkmale des E-Recruitings und der klassischen Personalbeschaffung
2.2 Methoden der klassischen Personalbeschaffung
2.2.1 Anzeigenschaltung in Printmedien
2.2.2 Suche über Personalvermittlungsagenturen und Personalberater
2.2.3 Selbstselektion
2.2.4 Bewerbungsunterlagen
2.2.5 Bewerber(vor)selektion
2.3 Methoden des E-Recruitings
2.3.1 Stellenposting auf der Unternehmenswebsite bzw. bei Online-Stellenmärkten und Karriereportalen
2.3.2 Sourcing durch Online-Stellenmärkte und Karriereportale
2.3.3 Selbstselektion mit Hilfe online-gestützter Evaluationtools
2.3.4 Bewerbungsunterlagen
2.3.5 Bewerber(vor)selektion mit Hilfe online-gestützter Evaluationtools

3 Kritischer Vergleich des E-Recruitings und der klassischen Personalbeschaffung
3.1 Monetäre Aspekte
3.1.1 Nutzungskosten
3.1.2 Verfügbarkeit
3.1.3 Schnelligkeit
3.1.4 Effizienz
3.2 Nicht monetäre Aspekte
3.2.1 Unternehmensimage
3.2.1.1 Qualität
3.2.1.2 Auffindbarkeit
3.2.1.3 Rückmeldung auf eingehende Bewerbungen
3.2.1.4 Datensicherheit
3.2.2 Kommunikation
3.2.3 Gestaltungsmöglichkeiten
3.3 Tabellarische Zusammenfassung

4 Optimale Kombination der Instrumente des E-Recruitings und der klassischen Personalbeschaffung

5 Schlußwort

6 Quellen- und Literaturverzeichnis

7 Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Gegenüberstellung der klassischen Personalbeschaffung und des E-Recruitings

Abbildung 2: Prozentanteil der Internet-Nutzer

Abbildung 3: Prozentanteil der Internet-Nutzer in Berufsgruppen

Abbildung 4: Prozentanteil der Internet-Nutzerin Altersgruppen

1 Einleitung

„Our assets are our people [...]“, mit diesem Leitsatz ihrer Geschäfts-philosophie unterstreicht eine Investmentbank die Wichtigkeit eines guten Mitarbeiterstammes. Die Möglichkeiten für Unternehmen, Personal zu be-schaffen und damit den Personalbedarf zu decken bzw. für Bewerber, eine neue Arbeitsstelle zu finden, sind vielfältig. In Zeiten der immer größer werdenden Popularität des Internets^[1], hat sich neben der klassischen Personalbeschaffung (auch: Print Recruiting) die virtuelle Personal-beschaffung (auch: E-Recruiting) als moderne Form der Personal-beschaffung entwickelt. Online Stellen auszuschreiben oder sich online zu bewerben, ist für viele Unternehmen und Bewerber zur Normalität geworden. Für die meisten Recruiter^[2]stellt sich nicht mehr die Frage, ob sie für die Beschaffung von attraktiven und hochqualifizierten Nachwuchskräften das Internet überhaupt einsetzen. Vielmehr geht es darum, je nach Recruiting-zielgruppe die ideale Mischung aus den unterschiedlichen zur Verfügung stehenden Instrumenten sowohl der klassischen Personalbeschaffung als auch des E-Recruitings zu finden.^[3]

Wie in vielen anderen Bereichen (z. B. Wertpapierhandel, Pharmaindustrie, Musikbranche), gelten die USA auch beim E-Recruiting als Vorreiter, weshalb viele Begriffe aus dem englischen in den deutschen Sprach-gebrauch übernommen worden sind. Im Gegensatz zu den USA hat sich in Europa das E-Recruiting noch nicht vollständig etabliert, befindet sich jedoch in der ununterbrochenen Weiterentwicklung. Aus diesem Grund haben die hier genannten Zahlen und Daten nur vorübergehende Gültigkeit und können bei Abgabe der Arbeit bereits veraltet sein.

1.1 Zielsetzung

Das Ziel dieser Arbeit besteht darin, die Möglichkeiten ausgewählter Teilbe-reiche des externen Print und E-Recruitings vorzustellen und anschließend einem kritischen Vergleich zu unterziehen. Diese Teilbereiche beinhalten die Anzeigenschaltung durch die Unternehmen und die Suche nach Bewerbern über Dritte, die Vorauswahl auf der Bewerberseite, den Eingang der Bewerbungsunterlagen und die Vorauswahl auf der Unternehmensseite.^[4]Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse gilt es abschließend, eine optimale Kombination aus den bearbeiteten Instrumenten der beiden Beschaffungs-formen für die Akquisition von Hochschulabsolventen und Young Professionals^[5]eines Großunternehmens^[6]zu ermitteln.

Die Darstellung erfolgt vorwiegend aus Unternehmenssicht unter gelegent­licher Einbeziehung der Bewerbersicht, da es aufzuzeigen gilt, auf welche Weise Unternehmen die klassische und die moderne Form der Personalbe­schaffung am effizientesten kombinieren können.

1.2 Vorgehensweise in der Arbeit

Um einen Überblick über die Personalbeschaffung als solche und die später in der Arbeit verwendeten Unterscheidungsmerkmale zu bekommen, wird zunächst eine allgemeine Erläuterung dieser Begriffe vorgenommen. Darauf folgt die Vorstellung der oben genannten Teilbereiche unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Methoden der klassischen Personalbeschaffung und des E-Recruitings. Im Hauptteil findet eine Gegenüberstellung dieser Methoden unter monetären und nicht monetären Gesichtspunkten statt, welche die Grundlage für die anschließende Ermittlung einer optimalen Kombination der Instrumente beider Bereiche bildet. Abschließend werden die wesentlichen Ergebnisse zusammengefaßt und ein Ausblick auf mögliche Trends in der Personalbeschaffung gegeben.

2 Ausgewählte Teilbereiche der Personalbeschaffung

2.1 Übersicht verwendeter Begriffe

2.1.1 Inhaltliche Abgrenzung der Personalbeschaffung

Das Wort Recruiting kommt aus dem Englischen und steht für Personal-beschaffung. Unter Personalbeschaffung versteht man allgemein „[...] die Planung, Organisation, Umsetzung und Kontrolle all jener Aktivitäten, die dazu beitragen, eine Stelle durch Einstellungen neu hinzukommender Arbeit­nehmer oder durch Umsetzung vorhandener Arbeitnehmer bestmöglich zu besetzen“.^[7]Diese Definition zeigt, daß die Beschaffung von Personal ein vertikal verlaufender Prozeß ist, der den kompletten Ablauf von der Personal-bedarfsanalyse, über das Auswahlverfahren bis hin zur Einstellung und Eingliederung umfaßt und sowohl internen als auch externen Charakter haben kann.^[8]Die folgende Erläuterung beschränkt sich aufgrund der Ziel-setzung dieser Arbeit auf die externe Personalbeschaffung.

Die Personalbedarfsanalyse ist der Ausgangspunkt der Personalbe­schaffung. Dabei wird das Arbeitskräftepotenzial festgelegt, das ein Unter-nehmen jetzt und in der Zukunft quantitativ und qualitativ benötigt, um die zur Erreichung der geplanten Ziele nötigen Aktivitäten durchführen zu können.^[9]

Wird ein Fehlbedarf festgestellt, werden zunächst die Positionsan­forderungen analysiert. Diese den Personalauswahlprozeß einleitende Maßnahme setzt zunächst eine exakte Stellenbeschreibung voraus.^[10]Anschließend werden die Auswahlkriterien festgelegt. Diese umfassen:

- die durch Ausbildung oder Erfahrung gewonnenen fachlichen Quali-fikationen,
- die in der körperlichen Natur des Bewerbers^[11](auch: Kandidat) liegenden physischen Qualifikationen,
- die in der Persönlichkeit des Kandidaten liegenden psychischen Quali-fikationen (z. B. Zuverlässigkeit, Konzentrationsfähigkeit) und
- die das zwischenmenschliche Verhalten kennzeichnenden sozial­psychologischen Qualifikationen.^[12]

Sie bilden die Grundlage für das in der sich anschließenden Anwerbung nötige Stellenprofil. Bei der Anwerbung kann das Unternehmen entweder mit Hilfe betriebsfremder Organe, z. B. Stellenanzeigen, Werbung, Personalver­mittlungsagenturen und Karriereportalen, indirekt mit potenziellen Bewerbern Kontakt aufnehmen oder sich, z. B. durch Jobmessen^[13]und Hochschul­marketing^[14], direkt an diese wenden.^[15]Aufgrund der Zielsetzung dieser Arbeit wird im folgenden ausschließlich auf die indirekte Anwerbung eingegangen.

Zwischen der Anwerbung und der Auswahl, die beide auf der Unter­nehmensseite stattfinden, liegt die Selbstselektion auf der Bewerberseite. Hierbei hinterfragt der Bewerber, ob das in der Anzeige erwähnte Stellen­profil mit seinen Fähigkeiten übereinstimmt und ob das Unternehmen als potenzieller Arbeitgeber für ihn in Frage kommt.

Die Bewerberauswahl vollzieht sich in zwei Stufen, in denen die Fähigkeiten des Kandidaten mit den Anforderungen des Stellenprofils verglichen werden. Zunächst werden die Bewerbungsunterlagen analysiert, die einen Einblick in die fachlichen Qualifikationen (auch: ‚hard skills’) geben. Da sich besonders psychologische und sozialpsychologische Qualifikationen (auch: ‚soft skills’) allein über Bewerbungsunterlagen nur unvollständig überprüfen lassen, findet ergänzend ein Vorstellungsgespräch statt, das einen näheren Eindruck von der Persönlichkeit, den Fähigkeiten und Interessen des Bewerbers geben soll. Zudem finden auf dieser zweiten Stufe häufig sogenannte Assessment Center^[16]statt.

Ist der geeignete Kandidat für die Besetzung der vakanten Stelle gefunden, wird diesem ein Angebot unterbreitet. Mit der anschließenden Unter­zeichnung des Arbeitsvertrages erfolgt die Einstellung des neuen Mit-arbeiters. Die darauf folgende Eingliederung, d. h. die Arbeitsaufnahme, schließt den vertikal verlaufenden Personalbeschaffungsprozeß ab.^[17]

Neben dieser vertikalen Einteilung der Personalbeschaffung in einzelne Ab­laufsstufen, läßt sich die Personalbeschaffung auch horizontal in Beschaffungsformen unterteilen. Hierbei wird zwischen der klassischen Personalbeschaffung und dem E-Recruiting unterschieden.

Die klassische Personalbeschaffung (auch: Print Recruiting) schließt, wie der Begriff ‚klassisch’ bereits erkennen läßt, alle Maßnahmen mit ein, die seit Jahrzehnten bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter eingesetzt werden und somit ohne das Medium Internet auskommen.

E-Recruiting steht für Electronic Recruiting. Im Gegensatz zum Print Recruiting umfaßt es alle Maßnahmen der Mitarbeitergewinnung, die in elektronischer Form, d. h. über das Internet abgewickelt werden. Es läßt sich somit auch als moderne Form der Personalbeschaffung bezeichnen.

2.1.2 Einführung in die Vergleichsmerkmale des E-Recruitings und der klassischen Personalbeschaffung

Bei allen unternehmensinternen Entscheidungen spielen die Kosten eine ausschlaggebende Rolle. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, die beiden Beschaffungsformen Print- und E-Recruiting aus dieser Sicht zu vergleichen. Dabei gibt es Einflußfaktoren, die sich direkt auf die finanzielle Seite aus­wirken (auch: monetäre Aspekte) und solche, die dies indirekt tun (auch: nicht monetäre Aspekte). Im folgenden werden diese Aspekte vorge­stellt und erläutert.

Direkte Auswirkung auf die bei der Personalbeschaffung entstehenden Kosten haben die Nutzungskosten, die Verfügbarkeit, die Schnelligkeit und die Effizienz. Unter Nutzungskosten werden solche Aufwendungen ver-standen, die bei der Nutzung der für den Beschaffungsprozeß nötigen Medien entstehen, z. B. Kosten für das Sourcing bzw. die Suche über Personalvermittlungsagenturen, die Schaltung von Anzeigen und die Vor­selektion. Die Verfügbarkeit umfaßt zum einen den zeitlichen Aspekt, d. h. zum Beispiel den Zeitraum, über den eine Anzeige verfügbar ist oder den Zeitpunkt, zu dem eine Anzeige abgerufen werden kann. Zum anderen den räumlichen Aspekt, d. h. zum Beispiel wo eine Anzeige zur Verfügung steht. Die Schnelligkeit beleuchtet die Dauer des Personalbeschaffungsprozesses und die Effizienz insbesondere die Qualität der eingehenden Bewerbungs-unterlagen, d. h. zum Beispiel die Anzahl der passenden Bewerbungen be-zeichnet.

Indirekt werden die Kosten der Personalbeschaffung durch das Unter­nehmensimage, die Kommunikation und die Gestaltungsmöglichkeiten beeinflußt. Das Image (auch: Ruf) eines Unternehmens stellt dabei den wichtigsten Bereich der nicht monetären Aspekte dar, da es sich hierbei um das Bild handelt, das andere Personen oder Unternehmen von diesem haben und das es aufrechtzuerhalten oder zu verbessern gilt.^[18]Die Qualität, die Auffindbarkeit, die Rückmeldung auf eingehende Bewerbungen und die Datensicherheit können sich hierbei am stärksten auf den Ruf eines Unter-nehmens im Bereich der Personalbeschaffung auswirken. Unter Qualität ist nicht nur der fehlerfreie Text von Stellenanzeigen, Websites^[19]usw. zu ver-stehen, sondern auch die Aktualität der Anzeige und die Platzierung dieser an der richtigen Stelle. Die sich anschließenden Gliederungspunkte gehen auf die Auffindbarkeit der Unternehmenswebsite und der Stellenanzeigen, die Beantwortung eingehender Bewerbungsunterlagen und die Daten-sicherheit ein. Im Gegensatz zum Datenschutz, der die Rechte von Menschen auf ihre informationelle Selbstbestimmung schützt, beschäftigt sich die Datensicherheit mit der technischen Umsetzung von Verfahren, mit deren Hilfe präventiv etwas gegen unberechtigten Zugriff auf Daten getan werden kann.^[20]

Der Aspekt der Kommunikation beleuchtet die Möglichkeiten, die Bewerber nutzen, um sich offene Fragen von den Recruitern eines Unternehmens be­antworten zu lassen. Der abschließende Gesichtspunkt der Gestaltungs-möglichkeiten untersucht die Vor- und Nachteile die sich durch die unter-schiedlichen Formate der Bewerbungsunterlagen ergeben.

Diese Auflistung der Unterscheidungsmerkmale erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, umfaßt allerdings aus Sicht des Verfassers die für diese Arbeit wichtigsten Faktoren.

[...]

^[1] Weltweiter Verbund von Computersystemen, in dem verschiedene Dienste angeboten werden (Duden, Universalwörterbuch, 2001, S. 841).

Der Prozentanteil der Internet-Nutzer in Deutschland ist seit 2001 von 37 Prozent auf 53 Prozent gestiegen (siehe Abb. 2 im Anhang).

^[2] Engl. für: Personalbeschaffungsverantwortlicher.

^[3] Vgl. J. E. Staufenbiel / B. Giesen, 2000, S. 5 und Th. Kleb / F. Schwedes, 2002, S. 6.

^[4] Der im folgenden verwendete Begriff der klassischen und der elektronischen Personalbeschaffung beschränkt sich auf diese Teilbereiche (eine Ausnahme findet sich in Kapitel 2).

^[5] Young Professionals weisen bereits erste Berufserfahrungen auf.

^[6] Eine häufig verwendete Klassifizierung zieht die Obergrenze für große Unternehmen bei mehr als 500 Beschäftigten oder mehr als € 50 Mio. Jahresumsatz (Gabler-Wirtschaftslexikon, 1997, CD-ROM).

^[7] W. Pepels, 2002, S. 17.

^[8] Vgl. H. Kossbiel, 2002, S. 495 ff.

^[9] Vgl. Gabler-Wirtschaftslexikon, 1997, CD-ROM.

^[10] Vgl. R. Justen, 1975, Sp. 1480 f. und J. Berthel, 1997, S. 177 f.

^[11] Nur der besseren Lesbarkeit halber wird im Folgenden die Formulierung ‚der Bewerber’, ‚der Recruiter’ usw. verwendet. Natürlich sind beide Geschlechter gleichermaßen angesprochen.

^[12] Vgl. R. Justen, 1975, Sp. 1483.

^[13] Messen, bei denen Unternehmen sich potenziellen Bewerbern vorstellen und ggf. Vorstellungs-gespräche durchführen.

^[14] Vorträge und Informationsveranstaltungen sowie finanzielle Unterstützung von kulturellen und sportlichen Veranstaltungen an Universitäten und Schulen.

^[15] Vgl. Ch. Scholz, 1994, S. 234 ff.

^[16] Assessments sind Eignungstests, die aus mehreren zu einem Verfahrenssystem kombinierten psychologischen und situativen Tests bestehen. Bei schriftlichen Tests spricht man in der Regel von Assessment-Centern. Findet der Test über das Internet statt, spricht man von (Online-)Assessments (vgl. Gabler-Wirtschaftslexikon, 1997, CD-ROM).

^[17] Vgl. Gabler-Wirtschaftslexikon, 1997, CD-ROM.

^[18] Vgl. Duden, Universalwörterbuch, 2001, S. 820.

^[19] Engl. für: Standort. Die Website ist die Gesamtheit der hinter einer Internetadresse stehenden Seiten im Internet (Duden, Fremdwörterbuch, 2000, S. 1410).

^[20] Vgl. K. Stumper, 2000, S. 40.